Planification et prise de rendez-vous : les meilleurs outils

Si la gestion des rendez-vous est une tâche chronophage, il existe des solutions capables de résoudre ce problème. Elles permettent aux entreprises de présenter à leurs clients un agenda mettant en évidence leurs disponibilités. Ceux-ci peuvent alors faire une demande de rendez-vous qui est notifiée à la société par email. Dans ce guide, Taux vous présente les meilleurs outils de planification et de prise de rendez-vous afin que vous choisissiez celui qui répond parfaitement à vos besoins.

Qu'est-ce qu'un outil de planification et de prise de rendez-vous ?

Un outil de prise de rendez-vous est un logiciel de gestion qui joue le rôle de secrétaire numérique en compilant et en affichant les réservations de manière claire. Ayant pour but d'optimiser le temps passé au téléphone et celui à feuilleter un agenda, l'application propose des options et des fonctionnalités qui varient en fonction de l'éditeur.

Fondé sur un agenda digital interactif, le programme est accessible à tout le monde (collaborateurs comme clients). Lorsque vous vous en servez pour prendre rendez-vous en ligne, il vous présente les créneaux libres en fonction des disponibilités indiquées lors du paramétrage.

Outil de planification : les avantages

En dehors de leur facilité d'utilisation, les solutions pour prendre un rendez-vous offrent de nombreux avantages.

Gain de temps et optimisation du planning

Avec un logiciel de prise de rendez-vous, vous ne passez plus d'appels téléphoniques et ne restez plus longuement au téléphone avec le client pour organiser une entrevue. Ce temps économisé vous aide à vous concentrer sur votre activité afin de la développer et de booster votre chiffre d'affaires.

La digitalisation de la prise de rendez-vous facilite l'optimisation des plannings. Vous pouvez consulter ou remplir votre agenda en quelques clics depuis une plateforme accessible via votre ordinateur ou votre smartphone. Les données sont mises à jour en temps réel, ce qui permet d'éviter les erreurs de type doublons. Par ailleurs, l'utilisation d'une telle application réduit les annulations de rendez-vous et les no-shows (qui désignent des rendez-vous n'ayant pas été honorés), car le programme envoie une notification de rappel au client.

Meilleure connaissance client et amélioration de l'expérience utilisateur

Ces outils sont conçus pour collecter et centraliser les données client dans le respect du RGPD (règlement général sur la protection des données) et conformément aux paramètres que vous avez indiqués. Vous disposez ainsi de données vous offrant la possibilité d'améliorer votre connaissance du client en vue d'une communication plus efficace.

Par ailleurs, l'expérience utilisateur du client est améliorée, car il peut prendre rendez-vous à n'importe quel moment. De tels outils proposent enfin un meilleur selfcare (méthode visant à donner à un client les clés pour gérer ses problèmes et demandes en toute autonomie), un aspect très important de la relation client.

À qui s'adresse un outil de prise de rendez-vous ?

La forte digitalisation que connaît le monde des entreprises rend l'utilisation des logiciels de prise de rendez-vous nécessaire dans plusieurs domaines.

Les professions libérales

Les professionnels de la santé ainsi que ceux exerçant dans le domaine paramédical sont les premiers bénéficiaires des avantages qu'offrent ces logiciels. Puisqu'ils ne peuvent pas décrocher leur téléphone pendant les soins, la prise de rendez-vous en ligne se présente comme une alternative très intéressante.

Moins coûteuse que d'engager une secrétaire, elle récolte des avis positifs auprès des patients. Une application comme Doctolib (qui aide à prendre rendez-vous en ligne avec des médecins ou à profiter de téléconsultations) a connu un succès fulgurant durant la crise sanitaire. En dehors du corps médical, ce programme convient également à des avocats, des architectes, des experts-comptables, etc.

Les prestataires de services

Pour des prestataires de services tels que les graphistes, les coiffeurs et les artisans, l'utilisation de ce logiciel permet aux clients de choisir le créneau qui leur convient et parfois de payer à l'avance pour le service. Les réservations sont effectuées depuis le site web du prestataire ou à partir de la plateforme hébergée par l'éditeur du programme. Avoir une telle application est particulièrement utile pour une personne devant gérer toute seule son activité ou ne souhaitant pas recruter des collaborateurs.

Les commerciaux

Les commerciaux tirent parti de ces outils, car, désormais, ils n'ont plus besoin d'être impliqués dans le processus de prise de rendez-vous. La digitalisation de l'agenda professionnel facilite également le travail du commercial, car il est capable d'y accéder via une interface claire tout en bénéficiant d'options l'aidant à mieux gérer son emploi du temps. S'il dispose d'un logiciel de type CRM, l'enrichissement de sa base de contacts se fera enfin automatiquement, grâce aux données renseignées par le client dans l'application.

Les meilleurs logiciels de planification et prise de rendez-vous

De nombreux logiciels de planification et de prise de rendez-vous sont disponibles sur le marché. Chacun d'entre eux possède des fonctionnalités bien spécifiques, ce qui peut rendre le choix de l'une ou l'autre des solutions difficile. Pour cette raison, Taux vous présente quelques-uns des meilleurs outils.

Hubspot

HubSpot propose un outil offrant la possibilité de réserver une entrevue avec un ou plusieurs membres d'une organisation grâce à un lien groupé. Compatible avec les applications couramment utilisées par les équipes, la solution se synchronise en temps réel avec les calendriers Google et Office 365. Le programme que propose HubSpot peut être ajouté à un site web sans qu'une ligne de code soit rédigée. Il peut aussi être intégré à un email en cas d'échange par ce canal.

Proposant une interface intuitive et permettant une configuration instantanée, cette solution dispose de séquences automatisées qui déclenchent l'envoi d'emails lorsqu'une réunion est planifiée. Ce logiciel est disponible gratuitement dans le Sales Hub. Pour profiter de fonctionnalités avancées afin d'automatiser des opérations commerciales à grande échelle, vous pouvez toutefois opter pour les éditions Starter, Pro et Entreprise du Sales Hub de HubSpot.

CalenDoc

Considéré comme la solution par excellence pour gérer de 100 à 10 000 000 de rendez-vous par mois, CalenDoc est une application qui s'adapte à tous les professionnels. Elle est 100% personnalisable et peut être partagée avec plusieurs collaborateurs en accordant des droits différents à chacun d'entre eux.

Les atouts offerts par CalenDoc

Hébergé en France, l'outil est conforme au RGPD. Compatible avec la plupart des logiciels-métiers, il facilite le quotidien de celui qui l'utilise sans pour autant bousculer son organisation.

Ce dispositif est capable d'envoyer des SMS ou des emails de rappel et de confirmation de rendez-vous personnalisés de façon automatique. Avec CalenDoc, la synchronisation des agendas professionnels peut être effectuée avec Google Calendar, Microsoft 365 ou Outlook.

Le programme a aussi une fonctionnalité de prépaiement (grâce à l'intégration Stripe) qui aide à demander une avance lors de la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez également réserver automatiquement du matériel, des salles, des ressources en fonction du motif de l'entrevue ou de l'interlocuteur. En plus de l'application mobile (disponible sur Android et iOS) permettant de prendre rendez-vous partout et à tout moment, CalenDoc peut être intégré à un site web en marque blanche.

Les offres de CalenDoc

Puisqu'il est conçu pour s'adapter aux besoins de toutes les activités, trois différentes offres sont disponibles :

• « Essentiel » à 9,99 € HT/mois : regroupe les fonctions standards pour gérer près de 2 000 rendez-vous par an.
• « Premium » à 29,99 € HT/mois : propose des fonctionnalités avancées pour optimiser une activité et gérer jusqu'à 5 000 rendez-vous par an.
• « Entreprise » : formule sur mesure adaptée à la volumétrie de l'entreprise et aux outils dont elle se sert.

L'offre « Entreprise » bénéficie d'une tarification sur mesure à partir de 0,10 € HT le rendez-vous. Elle comprend les agendas partagés en illimité, la personnalisation des rappels, l'intégration à des logiciels-métiers, la gestion des droits individuels et transversaux, etc.

SimplyBook.me

Certifié ISO 27001 et hébergé dans l'Union européenne, SimplyBook.me est le système de réservation en ligne par excellence pour les sociétés de services. En dehors de celles incluses dans l'offre gratuite, l'application dispose de plus de 60 fonctionnalités pouvant être personnalisées. L'une des plus intéressantes est le formulaire d'admission qui aide à recueillir des informations concernant les clients qui effectuent des réservations.

Les avantages de SimplyBook.me

En utilisant ce logiciel de planification, vous pouvez poser des questions (obligatoires ou non) aux clients ou leur proposer de laisser un commentaire, ce qui facilite la préparation de l'entrevue. Les réponses à toutes ces questions sont affichées aussi bien dans le calendrier d'administration que dans le rapport détaillé de réservation.

Choisir SimplyBook.me permet aux clients et aux prospects d'une organisation d'accéder à un site web dédié à la réservation. Vous pouvez intégrer le programme au site internet de la société grâce à un widget. Lorsque l'organisation est très active sur les réseaux sociaux (afin de promouvoir ses services), une fonctionnalité de réservation Facebook et Instagram est enfin disponible.

Le paiement en ligne est également une fonctionnalité proposée par SimplyBook.me pour les établissements qui vendent des produits et services. Il aide à encaisser un acompte ou la totalité de la somme (via Stripe, Paypal ou Square) dès la réservation afin qu'il n'y ait pas de problème de paiement une fois la prestation effectuée. Par ailleurs, les entreprises et les professionnels se servant de Google Calendar peuvent procéder à la synchronisation des réservations effectuées sur SimplyBook.me afin que tous leurs rendez-vous soient présentés dans une interface familière.

Une autre fonctionnalité très utile est la présence d'une liste d'attente. Cette dernière permet l'inscription des clients lorsque l'agenda de la société ou du professionnel est complet. En cas d'annulation d'une réservation, les clients inscrits sur la liste d'attente reçoivent une invitation par email afin de réserver le créneau disponible.

Les formules proposées par SimplyBook.me

SimplyBook.me propose différents forfaits :

• « Gratuit » : pour un seul utilisateur, prend en compte 50 réservations par mois, un plug-in, une application admin, une page de réservation et un widget de réservation.
• « Basic » : proposé au prix de 9,9 $ par mois, prend en compte 100 réservations, 3 plug-ins, 5 utilisateurs, le paiement des acomptes et pourboires, une application client.
• « Standard » : coûte 29,9 $ par mois et offre 500 réservations, 8 plug-ins, 15 utilisateurs, les coupons & cartes-cadeaux, le HIPAA…
• « Premium » : à 59,9 $ par mois, prend en compte 2000 réservations, un nombre illimité de plug-ins, 30 utilisateurs, la suppression de liens et diverses fonctionnalités.
• « Premium Plus » : facturé à 99,9 $ par mois, propose 5000 réservations, 60 utilisateurs, une application admin et une application client, les ventes (PdV), etc.

Pour chacune des formules payantes, vous pouvez bénéficier d'un essai gratuit. Et pour profiter de réservations supplémentaires, il existe des packs offrant entre 200 et 50 000 réservations dont les prix varient entre 14 et 750 $. Des packs sont également proposés et offrent entre 50 et 20 000 crédits SMS à des prix compris entre 5 et 1400 $.

Timify

Utilisé par plus de 45 000 entreprises, Timify assure une expérience de réservation confortable aux clients. Il permet d'ajouter des options à l'ensemble des services proposés.

Les atouts offerts par Timify

Cet outil de planification offre la possibilité de prendre rendez-vous via le site internet de la société/prestataire de service ou via les applications qu'il ou elle utilise. Timify aide les entreprises à accroitre leurs revenus de 60% en moyenne. Il propose une vue centralisée des plannings des équipes, ce qui encourage le travail collaboratif. Il permet aussi de programmer plus facilement des réunions, d'automatiser une série de processus, ainsi que diverses tâches administratives.

Avec Timify, vous pouvez surveiller, gérer et optimiser un réseau de filiales depuis un seul tableau de bord. Celui-ci affiche les indicateurs clés dans une vue quotidienne et présente de nombreux détails concernant certains services.

Faisant preuve d'une flexibilité accrue, Timify dispose de fonctionnalités servant aussi bien pour des tâches basiques que complexes (quel que soit le secteur ou la taille de l'organisation). Par ailleurs, vous pouvez étendre les fonctionnalités du logiciel via l'API ou développer des solutions sur mesures pour les sociétés ayant des besoins spécifiques. Un autre point fort de ce programme concerne les options de personnalisation qu'il propose. Les petites comme les grandes entreprises peuvent ajuster les champs des formulaires de réservation, mais aussi adapter les communications à leurs besoins. Elles peuvent enfin ajouter leur logo afin de créer un programme en marque blanche.

Timify dispose de la fonctionnalité « Reserve with Meta » qui aide à transformer les profils professionnels Facebook et Instagram afin que les clients puissent y effectuer des réservations. L'application offre aussi la possibilité d'effectuer des réservations en visio, depuis Google Business Profile ou Google Maps. Timify peut enfin être connecté à un compte Stripe ou PayPal afin d'autoriser les paiements en ligne.

Les offres pour Timify

Avec Timify, différents forfaits sont disponibles. Chacun d'entre eux convient, peu importe le type d'organisation :

• « Classic » : gratuit et fait pour les entrepreneurs individuels, il comprend un calendrier en ligne, la confirmation des réservations par email et la gestion des ressources.
• « Premium » : facturé à 31 € HT/mois et adapté aux petites équipes, il propose les fonctionnalités classiques, la réservation via les réseaux sociaux et l'accès au planning.
• « Entreprise » : proposé à 53 € HT/mois, il comprend les fonctionnalités Premium, la gestion des autorisations, la visioconférence et le tableau des statistiques.
• « Entreprise Plus » : pour les moyennes et grandes entreprises ayant des besoins complexes.

L'offre « Entreprise Plus » reprend les fonctionnalités du forfait « Entreprise » et y ajoute la personnalisation du module de réservation, l'accès à l'API, la file d'attente virtuelle, les intégrations personnalisées, etc. Timify propose également des options de tarification flexibles pour les organisations disposant de plusieurs sites. Les forfaits « Premium » et « Entreprise » sont enfin accompagnés d'une période d'essai gratuite de 14 jours.

Voxiplan

Voxiplan est un programme très complet qui donne accès à diverses fonctionnalités afin de personnaliser un agenda professionnel. Il permet d'organiser des rendez-vous individuels ou de groupe, mais aussi d'afficher les disponibilités en vue journalière, hebdomadaire ou mensuelle.

Les avantages de Voxiplan

Grâce à ce logiciel, l'envoi de rappels automatiques (au client) par email ou par SMS est possible. L'organisation ou le prestataire de service qui s'en sert peut également favoriser la modification des réservations ou la pénalisation des annulations tardives. Voxiplan autorise par ailleurs les paiements en ligne via Stripe ou PayPal. L'application peut aussi être paramétrée pour que les clients soient capables d'entrer des codes promotionnels lors de la prise de rendez-vous.

Avec Voxiplan, l'agenda professionnel est adapté au processus de travail de l'organisation. Les formulaires qui sont créés pour les rendez-vous et autres événements peuvent contenir différents champs aidant à récolter des informations supplémentaires sur chaque client ou prospect. L'application propose aussi la création de listes d'attentes avec des placements manuels ou automatiques. Quant à l'agenda de la société, il peut être personnalisé avec son logo et ses couleurs. Voxiplan propose 29 langues, 26 monnaies et différents fuseaux horaires. Il se démarque aussi en termes de sécurité, car la connexion à tous les agendas est cryptée en HTTPS (SSL/TLS) afin de protéger les données de l'entreprise et celles des clients.

Le programme est conforme à la directive européenne pour la protection des données et l'accès à l'agenda peut être contrôlé par adresse IP, adresse email ou mot de passe partagé. Faire ce choix permet aussi à un établissement ou à un prestataire de service d'accéder à des rapports donnant un aperçu de l'activité de réservation. Ceux-ci peuvent être exportés vers Microsoft Excel afin de créer des rapports personnalisés. En dehors de la prise de rendez-vous en ligne, Voxiplan dispose d'un système vocal interactif (Laura, Jean ou Henry) qui accueille les appelants, planifie automatiquement un rendez-vous et leur communique les informations dont ils ont besoin. L'assistant vocal travaille de manière indépendante tout en offrant à la société un contrôle total sur les appels qu'elle reçoit.

Les formules proposées par Voxiplan

Les offres proposées par Voxiplan sont simples et transparentes. Il s'agit du forfait « Basique » qui coûte 10 € par utilisateur et par mois et du forfait « Prime » qui est proposé à 15 € par utilisateur et par mois. Le forfait « Basique » comprend les rendez-vous illimités, les rappels par email et message, diverses intégrations, mais aussi l'assistant téléphonique multilingue. Quant au forfait « Prime », il prend en compte tous les éléments de l'offre « Basique » ainsi que l'IA conversationnelle multicanal. L'assistant téléphonique et l'IA sont facturés sur une base de paiement à l'utilisation. Les frais de paiement à l'utilisation comprennent les frais de service, les frais d'assistant et les frais de télécommunication.

Reservio

Si le calendrier des planifications et le téléphone ne répondent plus aux besoins des clients, Reservio propose de passer à un système simple et puissant. Utilisé par plus de 150 000 professionnels dans 35 pays, ce programme offre plusieurs moyens d'effectuer une réservation parmi lesquels figure l'obtention d'un site web de réservation gratuit.

Les atouts offerts par Reservio

Accessible depuis n'importe quel appareil, ledit site permet aux clients de consulter les dates disponibles, les services proposés ainsi que les avis de leurs prédécesseurs.

Reservio propose également de générer des liens de réservation ou d'ajouter un widget sur un site web existant. Pour cela, un code HTML aidant à intégrer un bouton « Réservation » est mis à la disposition du prestataire de service ou de l'entreprise. L'utilisation de l'intégration API contribue à concevoir des formulaires personnalisés afin d'améliorer l'expérience des utilisateurs. Vous pouvez transformer les abonnés de la société sur les réseaux sociaux en de fidèles clients grâce au partage de liens de réservation sur le profil ou dans les publications. Une dernière façon de prendre rendez-vous avec cette application est de générer un code QR.

Avec Reservio, la planification des rendez-vous est facile, car le professionnel dispose d'un calendrier réunissant l'ensemble de ses réservations à un seul et même endroit. Vous pouvez filtrer les résultats en fonction du jour, du type de service, etc. Ledit calendrier peut s'afficher sur ordinateur ou smartphone (Android ou iOS) et peut être synchronisé avec Google Calendar, Outlook ou iCal. Reservio dispose enfin d'une option « Rappels » permettant de recevoir des confirmations de réservation par SMS ou email ainsi que des rappels automatiques.

Les offres de Reservio

Pour utiliser cet outil, différentes formules d'abonnement sont proposées (semestriels, annuels ou bisannuelle). Les forfaits et tarifs pour un abonnement annuel sont les suivants :

• « Gratuit » : offre 40 réservations par mois, 100 clients, l'accès à la page web et aux applications de réservation, la vérification de la présence des clients.
• « Starter » : à 9,23 $ par mois, propose 200 réservations, des clients illimités, l'import-export des données, l'accès aux statistiques et les notifications par email ou SMS.
• « Standard » : à 18,46 $ par mois, offre 500 réservations, l'envoi de notifications au personnel, l'accès à un domaine personnalisé et la gestion des cartes de fidélité.
• « Pro » : proposé au prix de 36,92 $ par mois, propose des réservations illimitées, la suppression de la marque Reservio dans les notifications, l'intégration via API, etc.

Ces différents prix n'incluent pas la TVA, car elle est définie en fonction du pays de facturation de l'utilisateur. Les tarifs exacts ne sont visibles que sur la page d'achat avant la validation du paiement. Par ailleurs, des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour les notifications. Que vous optiez pour les forfaits « Starter », « Standard » ou « Pro », vous bénéficiez d'un mois d'essai gratuit.

Planyo

Planyo est le logiciel par excellence pour toute organisation désireuse de gérer ses réservations comme elle le souhaite. Parfait peu importe l'activité, il est disponible dans 30 langues et l'ensemble des contenus (courriels et SMS) peuvent être traduits et personnalisés.

Les avantages de Planyo

Conçu pour gagner du temps, Planyo automatise les tâches liées à la réservation (affichage des disponibilités, devis immédiat, formulaire de réservation, etc.). Il permet également d'accéder à différents types de rapports pouvant être exportés.

Grâce à Planyo, vous pouvez obtenir des statistiques ainsi que des analyses actualisées, car il s'intègre à Google Analytics. Une autre fonctionnalité très appréciée est l'acceptation des acomptes ou le paiement complet d'une prestation lors de la prise de rendez-vous.

Les formules proposées par Planyo

Pour utiliser toute la puissance de ce système de réservation, deux différentes offres sont disponibles. Il s'agit de « Planyo PRO » et de « Planyo PRO-COMM ».

Proposé au prix de 29 CHF (32,53 USD) par mois, « Planyo PRO » propose un abonnement comprenant trois ressources. Pour chaque ressource supplémentaire, payez la somme de 4 CHF (soit 4,49 USD €) par mois. Ce forfait prend en compte le paiement en ligne et l'accès administrateur gratuit. Pour chaque réservation qui est effectuée, la plateforme ne prend aucune commission.

Avec le forfait « Planyo PRO-COMM », l'abonnement n'est pas nécessaire, car la plateforme se rémunère sur des commissions allant de 0,5% à 1,5% et calculées sur la base du prix affiché par la société. Le montant minimum est de 0,30 CHF pour les 250 premières réservations du mois. Il est ensuite réduit à 0,15 CHF et enfin à 0,07 CHF après 1000 réservations. Si la charge mensuelle minimale (pour les mois avec au moins une réservation) est de 29 CHF, les réservations faites par les administrateurs sont gratuites.

Pour utiliser un compte « PRO-COMM », le formulaire de réservation doit être accessible depuis le site web de la société. Il est aussi important qu'elle définisse ses tarifs afin que Planyo dispose d'une base pour calculer les commissions. Celles-ci sont immédiatement déduites lors de l'insertion d'une réservation par le client.

Lorsque les crédits d'une société sont terminés, un email lui est enfin envoyé et elle dispose de deux semaines pour recharger son compte. Si une réservation est annulée, la commission est intégralement remboursée.

PushRDV

PushRDV permet aux clients de prendre rendez-vous et d'effectuer (grâce à PayPlug) des paiements en ligne lors de la réservation. Conçu pour s'intégrer à tous les types de sites web, il fonctionne très bien sur l'ensemble des terminaux (ordinateur, tablette, smartphone), ce qui permet à n'importe quel client de s'en servir. Le système de personnalisation proposé par PushRDV est l'un des plus ingénieux du marché, car il s'adapte parfaitement aux besoins de chaque profession.

Les atouts offerts par PushRDV

Utiliser ce logiciel aide à améliorer les revenus d'une société, car il diminue le nombre de rendez-vous oubliés et contribue à une meilleure organisation. Avec une prise de rendez-vous en ligne opérationnelle 24 h/24, PushRDV fidélise les clients en leur offrant un service innovant et en présentant une image moderne de la société. Il convient à différents profils d'utilisateurs (gérant, secrétaire, intervenant, participant).

Chacun d'entre eux a accès à des fonctionnalités en rapport avec sa fonction. Le gérant est capable de choisir les options et les paramètres de l'application pour qu'elle s'adapte à ses méthodes de travail. Il a également d'une vue d'ensemble sur les plannings et les rendez-vous. Quant à la secrétaire, elle a les droits pour assurer la gestion des plannings/rendez-vous. Elle peut également consulter les prestations. Les intervenants ne peuvent quant à eux que consulter les plannings/rendez-vous et les participants ne sont capables de gérer les rendez-vous.

PushRDV met aussi à la disposition de ses utilisateurs des outils de marketing capables de les aider à créer des campagnes SMS et à mesurer leur impact. Par ailleurs, il dispose du « mode guichet » qui permet à un client de choisir une date disponible sans avoir à passer par tous les agendas (si la société propose plusieurs agendas).

Les offres de PushRDV

Pour disposer de toutes les fonctionnalités de ce logiciel, différentes offres sont disponibles :

• « Gratuit » : valable pendant 30 jours et aide à tester l'application.
• « Basique » : coûte 29 € HT par mois et permet à un établissement de disposer de deux agendas, des statistiques, du paiement en ligne et du support technique.
• « Premium » revient à 49 € HT par mois et permet à trois établissements de disposer de dix agendas, du paiement en ligne, des statistiques et du support technique.

Toutes les formules incluent les alertes par email et par message (facturées à 0,059 € HT/SMS), les rendez-vous illimités et la possibilité pour les clients de prendre rendez-vous via le site internet de la société.

ClicRDV

Considéré comme le leader de la prise de rendez-vous depuis 2006, ClicRDV est une solution simple, personnalisable et accessible à tous. Avec près de 14 ans d'expérience dans le domaine et plus de 20 000 clients à travers 24 pays, l'application permet aux sociétés de gagner du temps et d'augmenter leur chiffre d'affaires.

Les avantages de ClicRDV

Flexible, omnicanal et conforme au RGPD, ce logiciel offre aux clients l'une des meilleures expériences de prise de rendez-vous possible.

Il est adapté à tous les secteurs (automobile, banque, immobilier, assurance, administration, etc.) et aide à profiter de la puissance de médias partenaires et propriétaires comme les Pages jaunes, Google, Facebook, etc. ClicRDV dispose d'un agenda partagé pouvant être personnalisé en fonction des spécificités de l'activité menée par la société. Il donne également accès à une plateforme sécurisée, un support technique, des mises à jour en continu et des plannings pour les collaborateurs. Vous pouvez enfin intégrer un module de prise de rendez-vous via une API ou en iFrame en utilisant un bouton « PrendreRDV ».

Avec ClicRDV, un email de confirmation est envoyé au client qui prend rendez-vous. Il reçoit également un message de rappel la veille de l'entrevue. L'application a un tableau de bord qui permet de suivre avec précision les performances de l'établissement (fréquentation, CA, nombre de rendez-vous par période, etc.). Il aide aussi à analyser les données des points de vente et à optimiser l'activité de chacun d'entre eux en allouant les bonnes ressources au bon endroit.

Les formules proposées par ClicRDV

Deux offres de Solocal (l'éditeur de ClicRDV) aident à prendre un rendez-vous en ligne. Il s'agit de l'offre « Premium » et de l'offre « Privilège ». Le forfait « Premium » coûte 55 € HT par mois et octroie une visibilité étendue sur 26 sites et réseaux sociaux. Il prend en compte la gestion des fichiers clients et propose un service incluant les rendez-vous et la rédaction de devis en ligne. Le forfait « Privilège » coûte quant à lui 78 € HT par mois. Il reprend l'ensemble des fonctionnalités du forfait « Premium » et y ajoute le reportage photo ainsi que les campagnes par email et SMS. Chacune de ces formules nécessite un engagement (sur 12 ou 24 mois) renouvelable tacitement par périodes successives d'un an.

EspaceRDV

Logiciel très complet, EspaceRDV est conçu pour piloter plusieurs types de rendez-vous. Cet agenda connecté est facile à prendre en main et sa configuration s'adapte à toutes les activités. Il favorise la création de formulaires dynamiques (affichage des champs en fonction des précédentes réponses du client). Il peut également être synchronisé avec des agendas comme Outlook, Google Calendar ou encore Yahoo Calendar.

Les atouts offerts par EspaceRDV

EspaceRDV dispose d'une fonctionnalité lui permettant d'accepter les paiements en ligne via Stripe, Ogone, Adyen, etc. La prise de rendez-vous peut se faire de façon transparente à partir du site internet de l'établissement. L'application procède également à l'envoi automatique de notifications (par email ou par SMS) de confirmation, de rappel ou d'annulation de rendez-vous, aussi bien au personnel de la société qu'aux clients.

Parmi les fonctionnalités proposées figure aussi la console statistique qui aide à consulter et à exporter des rapports statistiques détaillés. EspaceRDV bénéficie d'un affichage optimisé afin de s'adapter à tous les types d'appareils (ordinateur, tablette, smartphone). Vous pouvez enfin configurer des rôles et des niveaux d'accès à chacun des utilisateurs.

Choisir ce programme permet également de prendre rendez-vous par un appel téléphonique ou une visioconférence via des liens Teams, Zoom, Skype, etc. Vous pouvez enfin prendre des rendez-vous collectifs (pour des cours de danse, de yoga ou des ateliers de cuisine) grâce à l'option « Réservation par groupe ». L'option « rendez-vous sur demande » aide à contrôler les réservations prises par les clients sur internet en permettant la validation manuelle de chacune d'entre elles.

La console d'administration du programme offre la possibilité de définir avec précision la politique de conservation des données clients afin d'être en conformité avec les exigences du RGPD. Par ailleurs, pour chaque canal de prise de rendez-vous, vous pouvez ajouter un tag « origine du rendez-vous » pour retracer le nombre de clients ayant pris par là. Sur EspaceRDV, chaque action (création, modification ou suppression) d'une réservation est tracée. Vous pouvez aussi vous connecter à différents systèmes d'authentification unique (SSO) via API.

EspaceRDV propose de nombreuses autres fonctionnalités comme la recherche avancée, la liste d'attente ou la possibilité de bloquer l'accès à la prise de rendez-vous pour certains clients.

Les offres pour EspaceRDV

L'offre commerciale est compétitive, simple et sans aucun engagement. Elle se compose d'un abonnement mensuel par compte et propose les éléments suivants :

• l'installation et la configuration de la plateforme,
• la formation des utilisateurs,
• l'accès au module de prise de rendez-vous par internet,
• un hébergement sécurisé,
• la garantie de disponibilité du service,
• l'assistance téléphonique ou par email,
• l'accès à toutes les fonctionnalités,
• les notifications par email,
• l'accès aux API.

L'abonnement unique coûte à partir de 18 € par mois hors coût d'achat de SMS et développements spécifiques.

SuperSaaS

Utilisé par plus de 190 000 clients à travers le monde, SuperSaaS est un agenda en ligne qui s'adapte à chaque situation professionnelle. 100% responsive, il s'affiche parfaitement sur tous les types d'appareils et prend en charge les mises à jour automatiques.

Les avantages de SuperSaaS

Avec SuperSaaS, les clients sont libres de prendre des rendez-vous individuels, de groupe ou de service. Ce programme bénéficie d'une flexibilité accrue dans son déploiement. Vous pouvez configurer la mise en page de l'agenda afin qu'il corresponde au style du site web de l'établissement. Quant à l'affichage, il propose différents types de vues (journalière, hebdomadaire, mensuelle ou en forme de liste de créneaux). Des informations supplémentaires (concernant les clients) peuvent être récoltées en ajoutant des champs personnalisés.

SuperSaaS dispose d'un système de notification par email et par SMS qui garantit qu'aucune réservation ne sera oubliée. Vous pouvez sélectionner des options de paiement en ligne (comme PayPal ou Stripe) ou d'établir des règles de prix, de promotions et de rabais afin de compléter la tarification. SuperSaaS peut être intégré à un site internet ou à une page Facebook. Par ailleurs, les sociétés ne possédant pas de site internet peuvent faire parvenir des liens de réservation à leurs clients par courrier électronique. Des modules gratuits pour WordPress, Joomla et Drupal sont disponibles et permettent l'ouverture automatique de sessions pour les utilisateurs.

SuperSaaS favorise l'affichage des réservations effectuées par les clients sur des agendas externes comme Google Calendar, Outlook, ou iCal. Il donne également la possibilité d'attribuer des droits supplémentaires aux utilisateurs (pour une meilleure gestion de l'agenda) et de générer des rapports clairs. Ceux-ci peuvent être exportés vers des programmes tels que Microsoft Excel afin de créer des rapports personnalisés. Opter pour cette application aide à conserver les données collectées en sécurité, car l'accès à l'agenda est contrôlé par adresse IP, par adresse email ou par mot de passe partagé. La connexion est cryptée en HTTPS (SSL/TLS) et vous pouvez configurer des mesures de sécurité supplémentaires pour les terminaux publics.

Les formules proposées par SuperSaaS

SuperSaaS propose différents forfaits pour l'utilisation de son programme :

• « Gratuit » : offre 50 rendez-vous, les paiements et 500 rendez-vous échus.
• « Pack A » : à 9 € par mois pour 100 rendez-vous, propose un nombre illimité d'utilisateurs, la synchronisation avec d'autres agendas, les paiements, l'absence de publicité et 1000 rendez-vous échus.
• « Pack B » : à 18 € par mois pour 300 rendez-vous, offre un nombre illimité d'utilisateurs, les paiements, la synchronisation avec d'autres agendas, l'absence de publicité et 3000 rendez-vous échus.
• « Pack C » : à 28 € par mois, reprend les avantages du « Pack B » tout en offrant 600 rendez-vous et 6000 rendez-vous échus.
• « Pack D » : à 38 € par mois, offre les avantages du « Pack C », mais propose 900 rendez-vous par mois et 9000 rendez-vous échus.
• « Pack E » : à 48 € par mois avec tous les avantages du « Pack D », propose 1500 rendez-vous par mois et 15 000 rendez-vous échus.

SuperSaaS recommande d'essayer son système de réservation dans sa version d'essai avant de souscrire une formule payante. Celle-ci n'est pas limitée dans le temps et ne nécessite pas la présentation d'une carte de crédit. Elle peut enfin être gardée pour une utilisation privée et non commerciale.

Bookafy

Utilisé par 25 000 entreprises à travers le monde, Bookafy propose la synchronisation automatique du calendrier, les rappels textuels, etc. Conçu pour s'adapter à tous les types d'établissements (peu importe leur taille), cet outil de planification a une interface utilisateur facile à prendre en main et qui donne accès à toutes les fonctionnalités.

Les atouts offerts par Bookafy

Bookafy s'intègre à des programmes comme Zoom, Cisco Webex, Skype, GoToMeeting afin de permettre de prendre un rendez-vous par appel vidéo. Il récupère automatiquement les liens uniques des réunions et les inclut dans les confirmations, les rappels et les pièces jointes présentes dans le calendrier. Le programme se synchronise avec Zapier et Make, mais dispose également d'une API ouverte qui facilite les intégrations personnalisées.

Avec Bookafy, le client a le choix entre différents types de réservations (groupées, individuelles, réunions récurrentes, etc.). Le logiciel aide également à accepter les paiements via Stripe ou Authorize.net lors d'une réservation. Elle propose aussi de personnaliser l'expérience de planification grâce aux rappels par SMS et à la fixation de limites pour les futures dates de rendez-vous. Vous pouvez paramétrer l'envoi de notifications par email, l'affichage de la disponibilité du personnel, la planification des réunions en fonction du fuseau horaire du client, etc.

Bookafy compte des utilisateurs dans 180 pays et est disponible dans 32 langues. Les réservations peuvent être faites via des réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter et LinkedIn. Une intégration via iFrame sur un site internet peut aussi être envisagée. Vous pouvez aussi ajouter des liens dans les signatures d'adresse électronique. Chaque compte d'utilisateur du programme est fourni avec un mini-site web gratuit.

Les offres pour Bookafy

Pour utiliser les nombreuses fonctionnalités de Bookafy, trois forfaits sont disponibles :

• « Free Plan » : gratuit et offre un mini-site web, une page de réservation, l'ensemble des fonctionnalités de base et la conversion automatique du fuseau horaire.
• « Pro Plan » : coûte 9 $ par mois et par utilisateur, prend en compte les rappels par SMS, les paiements, les événements de groupe et la synchronisation bidirectionnelle.
• « Pro+ Plan » : proposé à 13 $ par mois et par utilisateur, il propose des fonctionnalités avancées, l'API, la conformité au RGPD et au HIPPA et bien d'autres éléments.

En optant pour un essai gratuit, vous pouvez bénéficier de tous les avantages du « Pro Plan ». Par ailleurs, en cas de planification de rendez-vous pour plus de 100 employés, un devis basé sur les besoins de la société en matière de logiciel de planification de rendez-vous peut être demandé.

Wix Bookings

Wix Bookings est un module de la plateforme de création de sites permettant de gérer les réservations, les paiements, les équipes et les rappels depuis le même endroit. Proposant plus de 500 templates de sites professionnels, il aide à afficher les services proposés par l'établissement, son agenda et ses tarifs.

Les avantages de Wix Bookings

Grâce au chat en direct, il contribue à transformer les prospects en clients. Vous pouvez également récupérer les informations des clients via le formulaire de réservation en ligne. Wix Bookings dispose de nombreuses fonctionnalités telles que les listes d'attente et l'envoi de SMS ou d'emails de rappel aux clients.

Considéré comme l'application par excellence pour réserver des sessions privées ou vendre des services récurrents, Wix Bookings propose à ses utilisateurs de regrouper plusieurs de leurs services afin de les proposer sous forme d'abonnements ou de formules. Le tableau de bord de cette application est capable de gérer tous les agendas. Cet avantage permet au responsable de proposer les rendez-vous en fonction de sa disponibilité ou de celle des membres de son équipe. Il peut aussi synchroniser son agenda avec ceux de ses collaborateurs ou adapter les réservations en fonction de différents fuseaux horaires.

La solution de paiement proposée par Wix Bookings aide les clients à payer en espèces, par carte ou via un portefeuille numérique. En connectant des fournisseurs de paiement comme Wix Payments, PayPal, Stripe ou Alipay, vous pouvez gérer l'ensemble des transactions depuis le tableau de bord du logiciel. Wix Bookings offre également la possibilité d'envoyer des devis et des factures ou d'utiliser une intégration afin d'accéder à des outils de comptabilité comme QuickBooks. Enfin, les paiements peuvent être reçus dans plus de 40 devises.

Avec Wix Bookings, la gestion de la relation client est améliorée, car le programme est capable de leur envoyer des confirmations automatiques et des actualités. Il aide aussi à développer l'activité de l'établissement, car vous pouvez accéder aux données analytiques des réservations dans l'optique de suivre les performances et de les améliorer. Le programme dispose enfin d'une application mobile permettant de rester connecter aussi bien à votre société qu'à vos clients partout où vous vous trouviez.

Les formules proposées par Wix Bookings

Pour disposer de toutes les fonctionnalités de Wix Bookings, optez pour les forfaits « Premium » de Wix. Ils sont composés de cinq offres :

• « Business Plus » proposé à 159 $ par mois.
• « Business » facturé à 32 $ par mois.
• « Essentiel » coûtant 27 $ par mois.
• « Light » à 16 $ par mois.

L'offre entreprise est accessible sur devis. Toutes ces offres proposent des fonctionnalités telles que la synchronisation des agendas, la gestion des membres de l'équipe, la création d'abonnements ou les notifications par SMS. La gestion depuis l'application mobile et l'accès aux données analytiques de réservations sont également possibles.

Elles intègrent également des modules de gestion des billets et d'événement, d'hôtel, de restaurant… C'est l'option idéale pour les entreprises qui recherche une solution tout-en-un pour gérer leur présence en ligne.

Calendly

Calendly facilite la planification pour plus de 10 000 000 d'utilisateurs à travers le monde. Cette plateforme permet de partager les disponibilités pour un rendez-vous en un clic, d'ajouter un lien de planification ou d'autoriser les clients à choisir l'horaire qui leur convient. Elle dispose également d'une fonction de détection intelligente des fuseaux horaires.

Les atouts offerts par Calendly

Avec Calendly, toutes les tâches manuelles liées à l'attribution des réunions sont éliminées. Lorsque les clients choisissent une heure, l'application organise automatiquement l'agenda par ordre de disponibilité ou de priorité. Ce logiciel est aussi très utile en cas de planification en équipe, car il s'adapte aux préférences du prestataire de service et à celles de ses collaborateurs. Il est donc très facile de co-organiser un appel avec un client, d'envoyer des rappels ou des suivis par email.

Calendly dispose d'un grand nombre d'intégrations et d'extensions aidant à booster la productivité. En faisant confiance à cet outil de planification, vous pouvez assurer la sécurité des données grâce à une gestion administrative de niveau entreprise, des intégrations de sécurité et une excellente gouvernance des données. Calendly bénéficie d'un chiffrement en transit (TLS 1.2+) et d'un chiffrement au repos (AES-256). En matière de confidentialité, il propose les rapports SOC 2 de type 2 et SOC 3. Il est conforme au RGPD et au CCPA (California Consumer Privacy Act).

Les offres pour Calendly

Calendly propose différents plans susceptibles de convenir à une équipe :

• « Basique » : est gratuit et donne accès à un calendrier, à la planification d'un nombre illimité de réunions, à l'envoi de notifications, etc.,
• « Standard » : facturé à 12 $ par utilisateur et par mois qui propose l'ensemble des fonctionnalités de base tout en permettant la connexion à 6 calendriers.
• « Teams » : prix fixé à 20 $ par mois et par utilisateur qui offre entre autres des fonctionnalités pour les équipes et la connexion à Salesforce.

La dernière offre est le forfait « Entreprise » qui permet de créer de la valeur à l'échelle de l'organisation et propose de nombreuses fonctionnalités d'administration et de sécurité. Pour chacun des forfaits proposés, vous bénéficiez d'une période d'essai de 14 jours.

Resaclick

Le service de réservation en ligne Resaclick est conçu pour aider les établissements à gagner un temps précieux et à augmenter leurs revenus grâce à des fonctionnalités avancées. La version gratuite du logiciel permet d'effectuer 40 réservations par mois et d'envoyer 10 factures. Une commission de 2% + 0,25 € est cependant appliquée lorsque des paiements sont reçus. Pour pleinement utiliser cette application, l'offre Resaclick+ est disponible. Facturée à 30 € par mois, elle est utilisable sans aucune limite de réservation ou d'envoi de factures et permet de recevoir des paiements sans commission (hors frais Stripe).

Parmi les fonctionnalités proposées par Resaclick figure l'agenda professionnel qui aide à ajouter des créneaux hebdomadaires ou des créneaux à partir de dates précises. Ce logiciel de prise de rendez-vous peut être synchronisé avec Google Calendar. Resaclick propose à ses utilisateurs une page personnalisable sur laquelle les clients peuvent se rendre pour effectuer des réservations. Quant aux établissements qui possèdent un site internet, ils ont la possibilité de proposer des réservations en ligne en intégrant un widget à leur plateforme. Un dernier avantage de Resaclick est qu'il peut être configuré pour envoyer des rappels aux clients 48 heures avant le rendez-vous.

SmartAgenda

Solution 100% française permettant la gestion des rendez-vous, SmartAgenda est utilisé par des milliers de clients chaque jour. L'agenda moderne et ergonomique que propose le logiciel propose une dizaine de fonctionnalités aidant à gagner du temps.

Les avantages de SmartAgenda

Cet outil de planification peut être partagé avec le secrétariat ou des collaborateurs et est accessible sur mobile, tablette ou ordinateur. Cette solution clé en main en mode SaaS est conforme au RGPD.

SmartAgenda offre la possibilité de choisir aussi bien les plages d'ouverture que les prestations disponibles. Avec ce programme, vous n'avez pas besoin de contacter les clients pour leur rappeler une entrevue, car le logiciel s'en charge grâce aux rappels automatiques par email ou par SMS. Vous pouvez également insérer le rendez-vous dans l'agenda habituel du client afin qu'il s'en souvienne.

SmartAgenda propose différents éléments (API, Widget, WebServices, Webhooks) afin de profiter d'intégrations sur mesure. Vous pouvez également vous en servir pour proposer le paiement d'un acompte ou du montant total d'une prestation lors de la prise de rendez-vous.

Les formules proposées par SmartAgenda

Différents forfaits sont disponibles afin d'utiliser les fonctionnalités de SmartAgenda :

• « Initial » : facturé à 39 € HT par mois, donne accès à un agenda partagé, des fiches client personnalisables, les rappels de rendez-vous par email et message (0,10 € par SMS).
• « Essentiel » : proposé à 49 € HT par mois, offre les avantages de l'offre « Initial » plus la prise de rendez-vous en ligne et le paiement par Stripe (+ 10 € par mois).
• « Premium » : coûte 59 € HT par mois, donne droit aux rendez-vous à distance, aux enquêtes de satisfaction, à la liste d'attente, à la synchronisation avec Google Calendar, etc.
• « Entreprise » : montant communiqué que sur devis, propose une adaptation sur mesure, un expert dédié, ainsi que l'API, le SSO et le BPM.

Que vous optiez pour les forfaits « Initial », « Essentiel », ou « Premium », vous pouvez obtenir des plannings supplémentaires (pour 5 € HT par mois et par planning). Vous avez également droit à 14 jours d'essai gratuit sans engagement. SmartAgenda est enfin connecté au service de recherche de rendez-vous de l'ANTS, ce qui lui permet de proposer un forfait « Mairies ». Celui-ci est facturé à 490 € HT par an pour un premier guichet (et 60 € par guichet supplémentaire). Les usagers peuvent ainsi effectuer leurs démarches administratives en ligne.

Setmore

Setmore est un logiciel de planification gratuit permettant à un établissement ou à une marque de créer sa page de réservation et de la promouvoir. Si le programme est conçu pour faire apparaître chaque réservation dans le calendrier professionnel de la société, il aide aussi à ajouter des liens de réunion en visio avec des applications comme Zoom ou Teleport.

Les atouts offerts par Setmore

Grâce à ce programme, la chasse aux factures est terminée, car vous pouvez demander une avance ou un paiement complet lors de la réservation de certaines prestations. Ce logiciel de planification aide à régler le problème des absences aux rendez-vous en envoyant des rappels personnalisés par email ou par SMS à chaque client.

Avec Setmore, les clients ont le pouvoir de réserver en utilisant un QR code gratuit. Quant aux utilisateurs (le personnel de la société), ils bénéficient d'une assistance disponible 24 h/24 par téléphone ou par courriel. Accessible sur ordinateur, tablette et smartphone, l'application est capable de créer différents canaux de connexion. Les propriétaires de sites web peuvent se servir d'un plug-in pour ajouter une page de réservation à leur plateforme. Vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux Facebook et Instagram afin de proposer des réservations. Pour les clients situés à l'autre bout du monde, Setmore propose les réunions virtuelles.

Parmi les fonctionnalités de ce programme figurent « les rendez-vous périodiques ». Ces derniers permettent d'offrir des places prioritaires (sur l'agenda) à des clients VIP. L'outil peut également servir à organiser des événements de groupe tels que des formations ou des webinaires. Grâce à Setmore, la synchronisation des calendriers peut enfin se faire sur tous les appareils.

Les offres pour Setmore

Pour disposer de toutes les capacités du logiciel, plusieurs forfaits sont disponibles :

• « Gratuit » : avec un nombre maximum de 4 utilisateurs, propose des rendez-vous illimités, les paiements, les rappels par emails et différentes intégrations.
• « Pro » : proposé à 12 $ par mois et par utilisateur pour un maximum de 2 utilisateurs, offre les fonctionnalités du forfait « Gratuit » plus la synchronisation bidirectionnelle.
• « Equipe » : facturé à 9 $ par utilisateur et par mois, il est différent du forfait « Pro », car il propose un nombre infini d'utilisateurs.

Le dernier forfait à être proposé est « Entreprise ». Il regroupe toutes les fonctionnalités de l'offre « Equipe » et y ajoute une grande variété d'options de personnalisation afin de convenir aux grandes organisations.

Sign In Scheduling

Apprécié par près de 200 000 entreprises, Sign In Scheduling est un dispositif qui facilite les rendez-vous et réduit les absences de 90%. Conçu pour prendre des réservations en ligne, il permet aux clients de découvrir les services qu'offre un établissement, sa localisation ainsi que ses horaires d'ouverture.

Les avantages de Sign In Scheduling

Sign In Scheduling propose à l'utilisateur d'obtenir un contrôle total sur les réservations, les restrictions et les annulations. Le personnel de la société est donc libre de modifier de nombreux détails avant d'approuver la réservation d'un client.

Grâce à ce logiciel, les clients peuvent effectuer des paiements en toute sécurité avec PayPal ou Stripe. Cet outil de planification est conçu pour fonctionner sur tous les appareils (ordinateur, tablette, smartphone) et dispose d'intégrations telles que WordPress, Salesforce, Zoom, Microsoft Teams, etc. Sign In Scheduling est certifié ISO 27001 et est conforme au RGPD, au HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et au CCPA. Il est basé sur le cloud, ce qui est avantageux, car les mises à jour sont instantanées. La sécurité est également renforcée grâce à un cryptage de niveau bancaire.

Sign In Scheduling propose aussi des fonctionnalités comme les rappels automatisés par SMS ou par email. Il améliore la coordination du personnel et des calendriers de manière transparente. Il facilite la personnalisation du tableau de bord afin d'obtenir une vue d'ensemble des performances de l'entreprise.

Les formules proposées par Sign In Scheduling

Sign In Scheduling est un module complémentaire à Sign In App, la solution de gestion de visiteurs. Cet add on est accessible dès 460 $ supplémentaires (maximum de 200 rendez-vous mensuels).

YoucanBook.me

Approuvé par près de 1 000 000 d'utilisateurs à travers 100 pays, YoucanBook.me (YCBM) est capable de créer la meilleure expérience de réservation pouvant être proposée à des clients. Le programme permet de prendre le contrôle des flux de réservation avec différents types de rendez-vous. Vous pouvez également effectuer des réservations provisoires.

Les atouts offerts par YCBM

Grâce à YCBM, il est facile d'afficher les disponibilités d'un établissement sous forme de mois, de semaine ou de jour. Pour cela, un formulaire de réservation peut être intégré au site web de la société, les disponibilités peuvent être partagées sur les réseaux sociaux et un QR code peut être ajouté à un flyer. L'application possède également d'une fonctionnalité l'aidant à automatiser les rappels et les suivis d'emails. Vous pouvez enfin fixer des limites quotidiennes aux réservations, accepter ou refuser les demandes de réunion, mais aussi proposer des liens capables d'expirer.

La création de pages de réservation peut se faire en 44 langues. YCBM s'intègre parfaitement à des outils tels que Google Calendar, Zoom, Teams, Zapier pour vous faire gagner du temps. En optant pour YCBM, l'exportation des données de réservation au format « .csv » peut être réalisée afin de produire des rapports d'analyse détaillés.

La présence d'une intégration pour un compte Stripe permet d'accepter les paiements pour l'ensemble des services proposés. Par ailleurs, vous pouvez exiger que les clients entrent un mot de passe avant de consulter les disponibilités et de prendre rendez-vous. Pour rassembler le maximum d'informations afin d'être préparé à chaque entretien, l'utilisateur est capable de modifier le formulaire en y ajoutant des questions à choix multiple et des listes déroulantes.

Les offres pour YCBM

YCBM propose deux forfaits proposant l'ensemble de ses fonctionnalités. Le premier est gratuit. Il propose toutes les options de base, une page de réservation, un calendrier, ainsi que la connexion à Zoom, Teams et Google Meet. Le second plan est payant et est proposé à 12 $ par mois par calendrier. Il offre des flux de travail automatisés avec des rappels personnalisés. Il aide à proposer plusieurs types de rendez-vous sur une seule page et à accéder à de puissantes intégrations. Vous pouvez enfin ajouter des couleurs personnalisées, ainsi qu'un nombre illimité de questions à un formulaire de réservation.

Acuity Scheduling

Acuity Scheduling est un logiciel de planification flexible qui allie la prise de rendez-vous, les paiements sécurisés et l'automatisation des flux de travail. Le programme est conçu pour aider à personnaliser la page de rendez-vous en affichant les services et la disponibilité de l'établissement en temps réel. Chaque réservation peut également être accompagnée d'un formulaire de renseignement.

Les avantages d'Acuity Scheduling

Avec Acuity Scheduling, l'établissement est libre de décider d'où et comment les clients peuvent effectuer une réservation. L'application prend également en compte le report de rendez-vous et l'automatisation des notifications à envoyer aux clients pour qu'ils soient à l'heure. Cette solution de planification cohérente et conviviale aide aussi à synchroniser les calendriers, à contrôler les autorisations des équipes et à travailler de n'importe où grâce à l'application mobile.

Les processus de paiement auxquels ce service est associé sont fiables et permettent le règlement de pourboires ou d'acomptes. Vous pouvez également proposer des chèques-cadeaux, des packs d'abonnement ou des cours collectifs. Si les clients sont incapables de se déplacer, il existe une fonctionnalité offrant la possibilité de leur proposer des rendez-vous virtuels. Toujours dans l'optique de simplifier la manière de prendre un rendez-vous, le formulaire de réservation d'Acuity Scheduling peut être intégré aux pages des réseaux sociaux de l'entreprise ou aux emails qu'elle envoie.

Les formules proposées pour Acuity Scheduling

Acuity Scheduling propose des forfaits riches à des tarifs très intéressants. Vous pouvez cependant bénéficier d'une période d'essai gratuite de 7 jours :

• « Emerging Entrepreneur » : facturé à 20 $ par mois, permet la prise de rendez-vous avec un nombre illimité de services, les paiements et différentes intégrations.
• « Growing » : proposé à 34 $ par mois pour un maximum de 6 utilisateurs avec les rappels par SMS, les chèques-cadeaux et la conversion du fuseau horaire.
• « Powerhouse » vendu à 61 $ par mois pour 36 utilisateurs, reprend les avantages du forfait « Growing » et y ajoute de nombreuses options de personnalisation.

Tous ces forfaits payants disposent de fonctionnalités avancées comme l'intégration d'un planificateur au site web de l'établissement et l'enregistrement des informations des cartes de paiement des clients pour leurs futures transactions. À cela s'ajoute la création de rapports avancés, la synchronisation avec Google Calendar, Outlook et Office 365, etc.

Les critères de sélection d'un outil de prise de rendez-vous

De nombreux facteurs sont à prendre en compte lors de la sélection d'un outil de planification et de prise de rendez-vous. Pour faire le meilleur choix, Taux vous présente quelques-uns des critères les plus importants.

La facilité d'utilisation et la personnalisation de l'outil

L'interface utilisateur du logiciel doit être simple et intuitive afin que les clients puissent facilement prendre rendez-vous, procéder à une modification ou annuler une réservation. Une attention particulière doit également être apportée aux options, car les clients doivent être capables de réserver grâce à leur adresse email ou à leur numéro de téléphone.

L'interface d'administration doit aussi être facile à prendre en main. Favorisez une interface intuitive et pensez aux possibilités de personnalisation. Certains établissements souhaitent y appliquer leur branding ou ajouter les témoignages de clients satisfaits.

La compatibilité avec les autres outils et la présence de certaines options

Un bon logiciel de prise de rendez-vous doit être compatible avec les systèmes de calendrier les plus utilisés (Google Calendar, Outlook et Office 365 Calendrier).

Par ailleurs, il n'est pas rare que les clients oublient leurs rendez-vous. Pour contrer cela, le programme doit disposer d'une option « No-show » permettant de leur envoyer un email ou un SMS de rappel. Une autre option assez intéressante est celle du prépaiement qui offre une garantie supplémentaire en ce qui concerne la tenue des rendez-vous.

La sécurité des données et la qualité du support client

Les clients seront amenés à partager des renseignements sensibles et confidentiels comme leurs coordonnées et leurs informations de paiement. Sélectionnez un outil qui assure un haut niveau de sécurisation des données (notamment conforme au RGPD).

Par ailleurs, le fournisseur du logiciel de planification doit disposer d'un support technique joignable par email, chat ou téléphone en cas de problème. Un plus est de pouvoir échanger en français avec des équipes dédiées afin de gagner en fluidité dans les demandes. Si plusieurs solutions proposent les mêmes fonctionnalités, préférez celle qui dispose du service client le plus réactif.

Comment intégrer un module de prise de rendez-vous à un site internet ?

L'intégration d'un module de prise de rendez-vous à un site internet permet d'améliorer l'expérience utilisateur, mais aussi de rationaliser le processus de réservation. Si les étapes peuvent varier en fonction du programme, Taux vous présente ici une approche générale que vous pouvez suivre.

Après le choix du logiciel, ce dernier doit être configuré pour répondre aux besoins de l'établissement. Le paramétrage inclut :

• la définition des heures de disponibilité,
• la sélection des types de rendez-vous proposés,
• la personnalisation de l'apparence du module de réservation.

Lorsque l'application est configurée, l'étape suivante consiste à créer un lien de réservation qui se présentera sous la forme d'un bouton « Réserver maintenant », d'un calendrier ou d'une autre forme d'invité de réservation. Les sociétés ayant utilisé un CMS comme WordPress, Squarespace ou Wix pour concevoir leur site internet peuvent opter pour l'intégration d'un widget. L'opération sera effectuée en ajoutant un nouvel élément à la page ou en collant du code. Si le site internet est codé à la main, le widget sera intégré en ajoutant le code au fichier HTML.

Une fois que l'intégration est achevée, procédez à un test afin de s'assurer que l'option fonctionne bien. La dernière étape du processus consiste à faire la promotion du module de réservation auprès des clients via une campagne d'emailing, via les réseaux sociaux ou tous les autres canaux de communication utilisés par l'établissement.

Conclusion

Avec les différentes solutions disponibles sur le marché, choisir un logiciel de prise de rendez-vous et de planification peut sembler complexe. En utilisant les critères de sélection proposés par Taux, il est toutefois facile de trouver un outil capable d'optimiser le processus de planification de rendez-vous avec les clients.

Des programmes comme Calendly, Acuity Scheduling, Bookafy ou Setmore disposent de fonctionnalités uniques offrant de nombreux avantages. Le bon logiciel de prise de rendez-vous et de planification simplifiera la tâche à vos clients, mais augmentera aussi leur taux de satisfaction. Automatiser ce processus aide enfin le personnel de l'entreprise à se concentrer sur d'autres aspects de leur travail.

FAQ

Comment fonctionne un logiciel de prise de rendez-vous ?

Ce dispositif permet aux clients de planifier des entrevues en ligne. Ils peuvent sélectionner l'heure et la date qui leur convient et le logiciel enverra une notification au prestataire. Ce programme, qui s'adresse aussi bien au chef d'entreprise qu'à ses collaborateurs, les aide à gérer leur calendrier et à envoyer des rappels automatisés aux clients.

À qui s'adresse un tel outil de planification ?

Les outils de planification s'adressent aux professionnels ayant besoin de prendre rendez-vous avec leurs clients. Parmi eux figurent les médecins, les coiffeurs, les avocats, les garagistes, les gérants d'hôtels, etc.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un outil de prise de rendez-vous ?

Les fonctionnalités clés à rechercher dans un outil de planification et de prise de rendez-vous sont la possibilité de planifier et de gérer des rendez-vous, des rappels automatisés, des options de paiement, des rapports détaillés.

Quels sont les avantages de la prise de rendez-vous pour une entreprise ?

La prise de rendez-vous en ligne permet à un établissement de gagner du temps et de l'argent, car il automatise les processus de planification et de rappel de rendez-vous. Il améliore également l'expérience client, car il offre des options de réservation pratiques tout en réduisant le temps d'attente.

Quel est le meilleur logiciel de prise de rendez-vous disponible sur le marché ?

Le meilleur outil est celui qui répond parfaitement à vos besoins. Son choix dépend de vos critères. Des outils comme Acuity Scheduling, Calendly, Setmore et SimplyBook.me sont toutefois en mesure de vous satisfaire.

Comment créer une application pour gérer vos rendez-vous ?

La conception d'une application pour gérer les rendez-vous se déroule en plusieurs étapes. La première est la création d'un design clair, correspondant à votre image. Vient ensuite la présentation des prestations, des services et des tarifs. La dernière phase du processus est la création d'un ou de plusieurs calendriers pour recueillir les réservations.

Comment automatiser la prise de rendez-vous ?

Trois différentes techniques permettent d'automatiser la prise de rendez-vous. Vous pouvez utiliser un outil de planification de rendez-vous en ligne. Vous pouvez également lier votre page à votre fiche Google Business Profile. Une dernière solution est de proposer des rendez-vous en vous servant d'un chatbot.

Comment créer un calendrier de réservation en ligne avec Google Calendar ?

La création d'un calendrier de réservation en ligne avec Google Calendar peut se faire uniquement sur ordinateur. Pour cela, créez un nouvel agenda en cliquant sur « Ajouter d'autres agendas », saisir le nom de ce dernier, mais aussi toute autre information utile. Après avoir paramétré le calendrier, sélectionnez l'option « Accepter automatiquement les invitations si disponible ». Dès cet instant, vous pouvez rendre cet agenda public ou le partager avec des personnes en particulier.