Quel est le meilleur outil de gestion de projet ?

Toute entreprise qui désire optimiser la gestion de ses projets doit utiliser un logiciel dédié. De cette façon, la communication et la collaboration entre le chef de projet et les membres de l'équipe sont facilitées. L'utilisation d'une solution dotée de plusieurs fonctionnalités permet d'automatiser différentes tâches afin que les équipes projet se concentrent sur leur cœur de métier. Le choix d'un logiciel de gestion de projet peut toutefois s'avérer difficile. Pour cette raison, Taux vous présente les meilleurs outils disponibles sur le marché et vous donne des conseils afin de trouver le logiciel de gestion de projet qui répond à vos besoins.

Qu'est-ce qu'un outil de gestion de projet ?

Un outil de gestion de projet est une solution qui aide à la planification. Il offre la possibilité d'allouer des ressources et d'améliorer la coordination entre les membres d'une même équipe. Il aide le chef de projet, les utilisateurs et les autres parties prenantes à mieux gérer la budgétisation et les coûts, la documentation et l'administration du projet. Il est conçu pour améliorer la productivité de l'équipe et garantir que les projets sont livrés à temps.

Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion de projet

Le meilleur outil de gestion de projet possède différentes fonctionnalités. Taux vous dresse une liste des fonctions qui sont requises et suggérées.

La gestion des tâches

Essentielle pour tout logiciel de gestion de projet, la gestion des tâches permet aux membres de l'équipe de créer, de mettre à jour et de gérer l'avancement des projets. Le gestionnaire des tâches aide aussi à créer et à gérer des sous-tâches. Grâce à cette fonction, vous pouvez établir un niveau d'urgence pour chaque activité. Le chef de projet peut les classer dans les catégories « Faites », « En cours » et « À faire ».

Les fonctions de collaboration

Les fonctions de collaboration ont pour but de faciliter la communication entre les acteurs du projet. Elles offrent la possibilité de créer des groupes de discussion et de transmettre des messages privés ou des pièces jointes. Elles aident également les membres de l'équipe à indiquer leur disponibilité. Lorsqu'elles sont bien exploitées, elles améliorent la cohésion au sein de l'équipe.

La documentation de soutien

La documentation de soutien aide les membres de l'équipe à résoudre les problèmes qu'ils rencontrent durant l'utilisation du logiciel. Elle est également utile pour faciliter sa prise en main. Elle peut inclure des articles rédigés par le service d'assistance, des vidéos d'assistance ou des informations concernant le logiciel. On peut aussi y retrouver le service d'assistance par email ou par téléphone, les chatbots ou les séminaires en ligne.

Les fonctions de courrier électronique

Les fonctions de courrier électronique permettent :

• d'envoyer des notifications à chaque membre de l'équipe concernant l'état des tâches qui lui ont été assignées,
• d'envoyer des alertes concernant les dates d'échéance ou les changements d'état des tâches,
• de mettre à jour des tâches existantes par courrier électronique,
• d'ajouter des commentaires, des fichiers ou des étiquettes personnalisées pour les tâches existantes.

Cette fonctionnalité augmente la productivité des utilisateurs, car ils peuvent effectuer certaines actions sans être obligés de se connecter à l'outil.

La gestion des documents

Un logiciel de gestion de projet doit fournir un espace de stockage aux membres de l'équipe. Parmi les avantages de cette fonctionnalité figurent le stockage centralisé des documents et la possibilité de les attacher à des tâches. Vous pouvez également attacher des notes et des commentaires aux documents.

La présence d'une application mobile

Les méthodes de travail ont grandement évolué. Il est désormais possible que des membres de l'équipe soient sur le terrain tandis que d'autres réalisent du travail à distance. De nombreuses personnes profitent également de leurs déplacements pour rattraper leur travail en retard. Pour cette raison, de plus en plus de logiciels de gestion de projet proposent une application mobile. Celle-ci aide les membres de l'équipe à continuer à communiquer, et ce même à distance.

Des fonctionnalités optionnelles, mais utiles

En dehors des fonctionnalités essentielles des logiciels de gestion de projet, il existe des paramètres qui sont optionnels, mais s'avèrent très utiles.

L'intégration à des programmes tiers

Une entreprise fonctionne avec différents logiciels. Par conséquent, une application de gestion de projet qui s'intègre à des logiciels tiers ou qui se connecte à d'autres programmes via API contribue à rationaliser le travail. Taux vous recommande d'opter pour un outil qui possède des intégrations avec les applications Google, Microsoft, Salesforce ou Dropbox.

Le calendrier

Les logiciels de gestion de projet dotés de fonctions de planification sont aussi très utiles. Ils permettent d'établir un calendrier des tâches. Pour de nombreuses entreprises, cette fonctionnalité est essentielle. Pour celles qui gèrent des projets simples ou de courte durée, cela peut toutefois ne pas être très important.

La gestion du temps

La gestion du temps est une fonctionnalité qui offre la possibilité aux membres de votre équipe de suivre le temps qu'ils consacrent aux tâches qui leur sont assignées. L'outil permet au chef de projet de fixer des objectifs de temps. Il peut aussi s'intégrer à une application de feuille de temps ou de paie. Cette fonctionnalité est très utile pour les équipes chargées de projets à long terme ou pour celles qui emploient régulièrement des sous-traitants.

La gestion des ressources humaines

La fonctionnalité de gestion des ressources humaines que proposent certains logiciels aide à mieux monitorer les performances des collaborateurs. Elle est également utile pour ajuster les plannings et les équipes en fonction de la charge de travail disponible. Son utilisation contribue aussi à identifier les ressources indispensables à la réalisation d'un projet. Cette fonctionnalité offre enfin la possibilité de programmer les congés afin de faciliter le travail et d'identifier les recrutements nécessaires.

Les meilleurs outils de gestion de projet

Trouver le meilleur outil de gestion de projet peut prendre du temps, car vous devez en comparer plusieurs afin d'identifier celui qui répond à vos besoins. Pour vous aider, Taux a sélectionné les meilleurs programmes présents sur le marché.

1. Monday

Monday est l'idéal pour simplifier la gestion de votre projet au quotidien. Ce programme est parfait, que vous travailliez au bureau ou à distance. Offrant une très grande flexibilité, il possède des fonctionnalités exhaustives comme l'application mobile qui est simple d'utilisation.

Monday permet de réaliser toutes les tâches relatives à la gestion de projet. Il est facile de lancer des conversations, de partager des documents, de générer un calendrier dynamique ou un diagramme de Gantt. Vous avez également droit à un tableau de bord qui vous offre une excellente vue d'ensemble du projet.

En termes de connectivité, Monday est compatible avec différentes applications comme la suite Office, G site, Mailchimp ou encore Git Lab. Lorsque vous l'adoptez, vous bénéficiez de 14 jours d'essai gratuit. Vous avez ensuite le choix entre 4 forfaits :

• le forfait Free sans frais : pour les utilisateurs individuels avec des besoins limités,
• le forfait « Basique » qui coûte 10 $ par mois et par utilisateur : pour planifier et gérer les projets d'une équipe se trouvant au même endroit,
• le forfait « Standard » qui coûte 12 $ par mois et par utilisateur : pour planifier et collaborer avec toutes les parties prenantes,
• le forfait « Pro » qui coûte 20 $ par mois et par utilisateur : pour optimiser la progression des projets avec des fonctionnalités avancées.

Il existe également une offre « Entreprise » qui aide à adapter et à gérer vos projets et portefeuilles. Pour obtenir le prix de cet outil de gestion de projet, vous devez contacter le service commercial.

2. Wrike

Logiciel qui séduit plus de 20 000 sociétés dans le monde entier, Wrike est particulièrement efficace pour les entreprises. Il permet à toutes les parties prenantes de rester interconnectées. Avec Wrike, vous pouvez suivre l'avancée des projets à la minute. Vous pouvez également visualiser les échéances, planifier les projets et reprogrammer les tâches grâce au tableau de bord et aux vues personnalisées. Il aide aussi à collaborer plus aisément en vous servant d'outils intégrés de révision et de modification en temps réel. Il vous offre enfin la possibilité d'utiliser des « @mentions » pour informer certains de vos collaborateurs sans recourir aux notifications de masse.

En plus de vous offrir une vision à 360°, Wrike vous permet d'informer les parties prenantes de la progression des projets en temps réel. Vous bénéficiez aussi d'un niveau de sécurité optimal, car vous pouvez créer des accès basés sur les rôles et utiliser l'authentification unique pour stocker les données. Avec Wrike, vous profitez d'un taux de disponibilité de 99,9% et de sauvegarde en continu pour tous vos projets.

Concernant l'intégration aux applications tierces, elle est très bonne, car l'outil est compatible avec Microsoft Teams, Google Drive, Zoom, Salesforce, Gmail ou encore Dropbox.

Wrike propose différentes formules d'abonnement :

• le forfait « Free » à 0 $ par mois et par utilisateur : pour commencer en équipe et gérer des tâches centralisées,
• le forfait « Team » à 9,80 $ par mois et par utilisateur : pour les équipes en croissance afin qu'elles collaborent facilement et automatisent certains processus,
• le forfait « Business » à 24,80 $ par mois et par utilisateur : pour toutes les équipes de l'entreprise afin de réaliser tous types de projets,
• le forfait « Entreprise » pour les grandes équipes : offre une sécurité et une évolutivité plus accrues,
• le forfait « Pinnacle » : pour les équipes avec des besoins complexes comme des outils statistiques et d'autres types d'outils avancés.

Pour souscrire l'offre « Entreprise » ou à l'offre « Pinnacle », vous devez contacter le service commercial afin d'obtenir un devis sur mesure.

3. Teamwork

Teamwork est dédié au travail entre les prestataires et les clients. Grâce à lui, les clients font partie du suivi du projet, ce qui contribue à mieux répondre à leurs attentes. Teamwork est parfait pour créer des tâches détaillées afin d'aider votre équipe à atteindre ses objectifs. Il offre la possibilité d'attribuer du travail et de définir des dates d'échéances.

Il vous aide également à effectuer un suivi du temps que chaque membre de votre équipe passe à traiter les tâches qui lui sont attribuées. Teamwork possède une fonctionnalité qui permet d'automatiser les tâches récurrentes. Il aide enfin à mettre en avant les meilleures pratiques de gestion grâce à des modèles de liste de tâches.

Avec Teamwork, le travail peut être aussi décomposé en sous-tâches que vous pouvez attribuer à vos collaborateurs. Vous pouvez également créer des dépendances et faire des rappels durant tout le cycle de vie du projet. Ce programme peut être intégré aux outils dont vous vous servez au quotidien comme Microsoft Teams, HubSpot, Plecto, Pabbly ou Zapier.

Teamwork est disponible dans différentes versions au choix :

• le forfait « Free Forever » à 0 $ par mois et jusqu'à 5 utilisateurs : convient pour les petites équipes qui débutent,
• le forfait « Starter » à 8,99 $ par mois et par utilisateur (avec un minimum de 3 utilisateurs) : regroupe tout ce dont vous avez besoin pour commencer,
• le forfait « Deliver » à 13,99 $ par mois et par utilisateur (avec un minimum de 3 utilisateurs) : facilite une gestion de projets plus robustes,
• le forfait « Grow » à 25,99 $ par mois et par utilisateur (avec un minimum de 5 utilisateurs) : aide à gérer des projets plus complexes.

Il existe une dernière offre qui se nomme « Scale » qui contribue à rendre le travail plus productif et plus rentable. Pour recevoir le prix de cette offre, vous devez d'abord effectuer une demande de démonstration.

4. ClickUp

ClickUp permet de rassembler vos équipes afin qu'elles planifient, suivent et collaborent sur différents projets. Cette solution est parfaite pour maximiser les ressources de l'équipe. À travers la fonctionnalité ClickUp AI, vous pouvez accélérer la planification et l'exécution de vos projets en générant des plans, en rédigeant des documents ou en récapitulant des notes de réunion. Le programme est aussi très efficace pour visualiser les flux de travail. Vous arriverez ainsi à suivre l'intégralité d'un projet avec des vues qui facilitent sa planification. ClickUp vous aide à gérer votre travail sur une liste, un diagramme de Gantt ou encore un tableau.

Grâce à ce logiciel, vous êtes capable d'ajouter des commentaires à toutes les tâches ou documents. Vous pouvez également discuter en temps réel et partager des pièces jointes. Avec ClickUp, vous êtes enfin sûr de ne rater aucune information importante, car vous recevez des notifications en temps réel.

Avec cette solution, vous pouvez rassembler tous les indicateurs importants de votre projet à un seul endroit et ajouter des widgets visuels. Le logiciel vous aide également à planifier vos projets avec Mind Maps pour un excellent aperçu visuel. ClickUp s'intègre nativement à plus de 200 outils comme Zoom, Dropbox, Slack, GitLab ou Figma.

Différentes solutions d'abonnement sont proposées comme :

• le forfait « Free Forever » à 0 $ : parfait pour un usage personnel,
• le forfait « Unlimited » à 9 $ par mois et par utilisateur : convient aux petites équipes,
• le forfait « Business » à 19 $ par mois et par utilisateur : convient aux équipes de taille moyenne,
• le forfait « Business plus » à 29 $ par mois et par utilisateur : convient pour plusieurs équipes.

La dernière offre est intitulée « Enterprise » et est parfaite pour plusieurs grandes équipes. Pour obtenir son prix, vous devez contacter le service commercial.

L'un des principaux points forts de ClickUp est qu'il offre des membres illimités sur la version gratuite. Les fonctions de reporting nécessitent cependant de passer aux versions payantes.

5. Asana

Solution par excellence pour améliorer le suivi de vos projets, Asana vous permet de hiérarchiser vos tâches et d'avoir une vue d'ensemble sur le projet. Elle est conçue pour offrir la possibilité aux équipes de travailler plus efficacement, car les processus sont exécutés 42% plus vite. Asana permet de visualiser le lien entre le travail qui a été effectué et les principaux objectifs commerciaux de l'entreprise. Ce logiciel fait également partie des seuls à générer un nombre illimité de rapports sur la base de données obtenues en temps réel.

Pour gérer un projet, plusieurs variables doivent être prises en compte afin qu'elles ne deviennent pas des obstacles. Avec Asana, le suivi de vos tâches se fait en temps réel, que vous soyez au bureau ou en déplacement. Vous êtes ainsi capable de repérer les points de blocage à l'avance. Elle vous aide aussi à visualiser vos projets sous forme de liste, de tableau ou de calendrier.

Asana vous donne la possibilité de personnaliser votre tableau de bord afin que les informations clés de chaque projet soient mises en évidence. Par conséquent, les parties prenantes peuvent apprécier la progression du travail en temps réel. Par ailleurs, vous pouvez connecter Asana à plus de 200 outils afin de mieux coordonner vos tâches. Il s'agit notamment de Gmail, Microsoft Teams, Slack, Hubspot, Zoom, Salesforce, etc.

Asana propose différentes offres :

• le forfait « Basic » sans frais : convient aux individus ou aux équipes qui se lancent dans la gestion de projet,
• le forfait « Premium » à 13,49 $ par mois et par utilisateur : adapté aux équipes qui souhaitent faire leurs planifications en toute sérénité,
• le forfait « Business » à 30,49 $ par mois et par utilisateur : pour les équipes et entreprises aux multiples projets,
• le forfait « Entreprise » : donne droit à des paramètres administrateurs avancés ainsi qu'une sécurité évolutive et dont le prix est communiqué par devis.

Asana soutient les organisations à but non lucratif. Pour cette raison, elles bénéficient d'une formule spéciale à -50%. La plateforme est utilisée par plus de 100 000 organisations à travers le monde.

6. Zoho Projects

Zoho Projects est une solution destinée aux entreprises, peu importe leur taille. Basé sur le cloud, ce logiciel vous aide à planifier vos projets, à suivre l'avancement de votre travail et à collaborer avec votre équipe, peu importe l'endroit où elle se trouve.

L'interface fait partie des plus intuitives, car elle ne nécessite aucun apprentissage pour être prise en main. Les affichages sont très colorés tout en étant agréables à regarder. Vous avez enfin la possibilité de modifier la couleur du thème ou de passer du mode sombre au mode clair en fonction de vos préférences.

Zoho Projects vous permet d'avoir une vue d'ensemble avec des diagrammes de Gantt. Vous avez ainsi plus de facilité à créer votre plan de projet. Il vous tient également informé de vos tâches critiques et vous indique l'écart qui existe entre vos progrès planifiés et vos progrès réels.

L'utilisation de Zoho Projects vous aide à gagner un temps considérable, car vous pouvez automatiser les tâches répétitives. Vous pourrez également vous servir des feuilles de temps afin d'enregistrer les heures facturables et celles qui ne le sont pas. Grâce à Zoho Projects, vous pouvez personnaliser vos projets en fonction de vos besoins en créant des champs, des mises en pages, des workflows, etc.

En dehors des applications Zoho, il peut être intégré à différents programmes comme Google Agenda, Google Drive, OneDrive, Microsoft Office 365, Jira, Dropbox, Gitlab, Zapier, etc.

Zoho Projects dispose de trois offres :

• le forfait « Free » : accepte jusqu'à 3 utilisateurs,
• le forfait « Premium » : coûte 5 $ par utilisateur et par mois,
• le forfait « Entreprise » : coûte 10 $ par utilisateur et par mois.

Que vous optiez pour l'offre « Premium » ou « Entreprise », vous bénéficiez de 10 jours d'essai gratuit.

7. TeamGantt

Avec plus d'un million d'utilisateurs à travers le monde, TeamGantt est facile à prendre en main et ne nécessite aucune formation. Il est parfait pour les personnes qui désirent suivre de façon graphique l'évolution des projets. Trois vues sont proposées : le diagramme de Gantt, le tableau Kanban et le calendrier.

TeamGantt offre la possibilité de conserver vos tâches, vos documents et vos conversations dans un seul hub centralisé. Vous avez également droit à un outil de gestion des ressources qui permet de vérifier la disponibilité des membres de votre équipe. Vous savez ainsi dès le départ qui est occupé et qui est libre avant de planifier ou d'attribuer des tâches. Vous disposez enfin d'une fonctionnalité qui vous aide à réaliser un suivi des heures passées sur vos projets.

TeamGantt propose différentes intégrations pour Trello, Basecamp 2, Slack, Dropbox et Zapier. Opter pour cet outil donne droit à un essai gratuit de 30 jours avant de passer à l'une des offres suivantes :

• le forfait « Lite » : coûte 24 $ par mois et par gestionnaire,
• le forfait « Pro » : coûte 59 $ par mois et par gestionnaire,
• le forfait « Entreprise » : coûte 99 $ par mois et par gestionnaire.

Un forfait « Free » qui permet de gérer vos projets personnels est également accessible.

Vous devez cependant faire la distinction entre le gestionnaire et les utilisateurs. Ici, le gestionnaire est toute personne qui a besoin de créer et de planifier des tâches. Quant aux utilisateurs, ce sont des individus qui peuvent collaborer sur des tâches.

8. Basecamp

Utilisé par plus de 75 000 organisations implantées sur les 5 continents et dans 166 pays, Basecamp est un véritable logiciel couteau suisse en matière de gestion des projets. Cette boîte à outils permet de tout centraliser en un seul et même endroit. La solution est accessible via votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette.

Basecamp vous propose un tableau de bord simple qui vous aide à facilement accéder à vos affectations et à votre calendrier. Vous avez également accès à un service de messagerie qui vous évite d'avoir à communiquer avec vos collaborateurs par email. Le programme possède aussi une fonctionnalité qui aide à réaliser un excellent suivi du travail et des délais. Pour tirer le meilleur parti de Basecamp, vous pouvez y intégrer diverses applications tierces comme Zapier, Unioto.io ou encore Flux Zoho.

Avec Basecamp, vous avez droit à deux plans qui sont assortis d'un essai gratuit de 30 jours. Le forfait « Basecamp » à 15 $ par mois et par utilisateur convient aux indépendants, aux start-up et aux petites équipes. Le forfait « Basecamp Pro Unlimited » à 349 $ par mois convient quant à lui pour les entreprises en croissance et les grands groupes.

Le forfait « Basecamp Pro Unlimited » est accompagné pour sa part de « l'Admin Pro Pack » qui vous donne plus de contrôle grâce à une double authentification. Vous pouvez également limiter qui peut envoyer des pings, supprimer des projets ou activer les liens de partage publics. Des réductions sont enfin offertes aux organisations à but non lucratif et des comptes gratuits sont mis à la disposition des enseignants et des étudiants.

9. Trello

Trello permet de surveiller tous les aspects de vos projets. Idéal, peu importe la taille de l'équipe, il vous fait gagner un temps considérable avec ses différents champs pouvant être personnalisés. Trello possède un outil d'automatisation qui s'occupe des tâches répétitives comme la création de cartes pour les ordres du jour, l'ajout de membres à l'équipe ou le suivi des dates limites.

Avec Trello, vous pouvez également visualiser des projets de différentes manières grâce au tableau de bord, au chronogramme, au tableur, etc. Vous avez ainsi plus de facilité à voir l'avancement du projet en général. Trello favorise la création d'un calendrier de lancement de projet. Vous pouvez aussi procéder à la génération automatique des diagrammes de Gantt. Grâce à la galerie de Power-ups Trello, vous disposez de plus de 200 intégrations à des outils dont vous vous servez quotidiennement. Il s'agit de Slack, de Google Drive, de Jira ou encore de Microsoft Teams.

Si Trello est utilisé par des millions de personnes afin de booster leurs équipes, il propose différentes offres auxquelles vous pouvez souscrire :

• le forfait « Gratuit » : convient pour les personnes et les équipes désireuses d'organiser toute sorte de projets,
• le forfait « Standard » à 6 $ par utilisateur et par mois : pour les petites équipes qui souhaitent travailler et faire évoluer la collaboration,
• le forfait « Premium » à 12,5 $ par utilisateur et par mois : pour les équipes désireuses de suivre et de visualiser plusieurs projets,
• le forfait « Entreprise » à 17,50 $ par utilisateur et par mois : pour les organisations.

Lorsque vous choisissez l'offre « Entreprise » pour 50 utilisateurs ou plus, vous devez contacter le service commercial pour obtenir un devis sur mesure.

10. Jira

Produit prêt à l'emploi, Jira est choisi par plus de 100 000 organisations et dispose de nombreuses fonctionnalités. Conçu pour des équipes de 1 à 20 000 membres, Jira vous offre la possibilité d'évoluer dans votre projet, peu importe la taille de votre entreprise.

Avec Jira, vous avez la possibilité de gérer votre travail grâce à de puissants tableaux Agile comme les scrum boards qui aident à diviser les grands projets complexes en petites tâches. Ce programme propose également des feuilles de route afin de synchroniser le travail entre vos équipes et les autres parties prenantes. L'utilisation de Jira vous permet de générer des rapports qui vous fournissent des informations essentielles concernant le contexte de votre travail. En dehors de la gestion des projets Agile, il est parfait pour les développeurs, car la gestion des bugs est facilitée avec la création de tickets.

En vous rendant sur Atlassian Marketplace et en gardant Jira comme source de référence centrale, vous avez droit à près de 3000 intégrations comme GitHub, GitLab, Power BI, Microsoft 365, Slack+, etc. Avec Jira, deux grandes offres sont disponibles à savoir « Cloud » et « Data Center ». L'offre « Cloud » se présente comme suit :

• un forfait « Free » qui est gratuit pour 10 utilisateurs,
• un forfait « Standard » à 7,75 $ par utilisateur et par mois,
• un forfait « Premium » à 15,25 $ par utilisateur et par mois,
• un forfait « Entreprise » dont la facturation est annuelle et dont le montant n'est disponible que sur devis.

L'offre « Data Center » convient aux équipes qui recherchent une solution autogérée. Elle est facturée au prix de 42 000 $ par an pour 500 utilisateurs et offre un contrôle complet de votre environnement, une licence annuelle, la maintenance et l'archivage des projets. L'équipe de Jira a toutefois annoncé l'arrêt de la commercialisation de nouvelles licences Server et la fin du support Server le 15 février 2024.

Jira est particulièrement adapté aux développeurs et aux très grandes équipes.

11. Gouti

Axé sur la gestion de projet collaborative, Gouti est parfait pour les chefs de projet et les managers. Il aide à planifier, à lancer et à suivre vos projets. Il est l'idéal pour encadrer le travail et présenter un projet à vos équipes ou à vos clients. Vous disposez de plusieurs modèles de projets enregistrés et vous pouvez utiliser le tableau Kanban pour faciliter le suivi des tâches.

Gouti dispose de feuilles de temps préremplies qui offrent la possibilité de communiquer vos prévisions d'activité ainsi que le temps passé sur chacune d'entre elles. Vous pouvez également intégrer des membres de votre équipe qu'ils possèdent ou non un compte Gouti.

Avec cette solution, les managers et les chefs de projets disposent de fonctions de suivi et de gestion. Ils sont capables de visualiser les projets en Gantt ou en macro-plannings. Ils peuvent aussi générer des rapports d'avancement en un clic. Ils ont enfin la possibilité de réaliser un suivi financier des projets en tenant compte du coût de chaque collaborateur.

Pour ce qui est des offres, ce logiciel en propose trois qui sont adaptées à chaque profil d'utilisateur :

• le forfait « Basic » à 0 € par mois : est idéal pour un projet d'étude ou pour découvrir la solution,
• le forfait « Premium » à 10,50 € par mois : convient aux chefs de projet indépendants ou aux petites équipes,
• le forfait « Entreprise » : permet de créer votre ERP de gestion de projet sur mesure et dont le prix est communiqué sur devis.

Lorsque vous optez pour le forfait « Entreprise », vous pouvez déployer Gouti à échelle réduite afin de réaliser un essai en conditions réelles.

12. Sciforma

Logiciel de gestion de portefeuille de projet qui s'adapte à vos besoins, Sciforma est idéal pour prendre des décisions éclairées basées sur des données. Cet outil de gestion de projet convient aux entreprises de moyenne ou de grande taille. Il dispose d'une version Cloud qui le rend accessible n'importe où et à partir de n'importe quel appareil. Il détient également la certification ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l'information.

Sciforma propose différentes fonctionnalités :

• la gestion des idées et des demandes,
• la gestion de portefeuilles,
• la gestion des ressources,
• la collaboration et la gestion des tâches,
• la gestion de projets hybrides,
• la gestion du temps.

Avec Sciforma, vous avez la possibilité de mettre l'accent sur le suivi des graphiques. Ceux-ci sont très détaillés et ont un beau design. Facile à prendre en main, il possède également une interface flexible qui aide à le personnaliser selon vos besoins. Sciforma est aussi compatible avec les méthodes Agile, Waterfall, Phase Gates et CCPM. Concernant les intégrations, l'outil n'en propose quasiment pas.

Pour obtenir les prix de cette solution, vous devez effectuer une demande de devis sur le site de Sciforma.

13. VisualProjet

VisualProjet est une solution éprouvée et recommandée par de nombreuses PME, PMI et TPE qui travaillent dans l'industrie, le bâtiment et les services. Il permet de traiter les tâches simples et complexes très rapidement. Cet outil de gestion de projet est l'idéal pour gérer des plannings de développement, mais aussi visualiser la charge de travail ainsi que la disponibilité des collaborateurs. Vous pouvez également suivre les heures réalisées et l'évolution des tâches.

Avec VisualProjet, vous pouvez accéder à la documentation du projet, capitaliser les problèmes rencontrés et suivre vos plans d'action. Ce programme est bilingue. Vous pouvez ainsi passer de l'anglais au français en un clic.

VisualProjet fonctionne en réseau d'entreprise afin de vous aider à partager vos projets et ressources. Vous pouvez contacter APYDAE (la société éditrice de VisualProjet) afin de procéder au développement de modules complémentaires. L'application sera ainsi parfaitement adaptée à votre système d'information. La prise en main de cette solution est facile, car vous disposez d'une documentation détaillée et de tutoriels vidéo. VisualProjet propose également une tarification assez souple, car, après 30 jours d'essai gratuit et sans engagement, vous payez en fonction du nombre d'utilisateurs.

Les formules proposées sont les suivantes :

• une licence individuelle : coûte 390 € HT par licence,
• une licence flottante réseau : coûte 690 € HT par jeton d'utilisation simultanée,
• une licence accès web : vous donne accès à l'application via le web et dont le supplément par utilisateur web simultané coûte 180 €

Toutes les licences achetées sont acquises à vie. Le service annuel de support technique et mise à jour vous coûte toutefois 300 € HT + 17% du prix d'achat initial des licences. Quant à la formation sur site, elle se fait par groupe de 15 personnes à 990 € HT la journée.

14. FoxPlan

FoxPlan est l'idéal pour faire de la gestion de projet de façon optimisée. Il dispose également d'une fonctionnalité permettant de faire de la gestion des ressources. Il convient aux débutants en gestion de projets numérique, car il est très intuitif. FoxPlan est conçu pour vous offrir la possibilité d'obtenir une représentation visuelle de vos projets dans toutes ses dimensions. Lorsque votre projet a besoin de souplesse, vous pouvez mettre en œuvre une méthodologie Agile avec un tableau Kanban.

Grâce à cette solution, vous avez la possibilité de créer une structure de répartition du travail avec des phases, des tâches et des jalons. FoxPlan aide également les équipes à travailler ensemble en leur fournissant une plateforme centralisée favorisant le partage des fichiers, la communication et le suivi des travaux. La charge de travail de chaque membre de l'équipe peut également être suivie de façon claire avec cet outil. Il en est de même pour la charge de travail globale à l'échelle d'un projet pour prendre de bonnes décisions.

Concernant les intégrations, FoxPlan vous permet de connecter votre système avec des API qui utilisent les technologies sawagger. Vous pouvez également synchroniser vos projets Agile avec Jira.

FoxPlan propose deux offres. Le forfait « Gratuit » supporte jusqu'à 3 utilisateurs (maximum) en full comme en Contributeur. Le forfait « Professionnel » où les frais mensuels par utilisateur sont fixés à 25 € en Full et 8 € en Contributeur. Pour un hébergement dédié, une installation sur site ou des options supplémentaires, vous devez contacter le service client.

L'un des principaux atouts de FoxPlan est qu'il intègre des fonctionnalités qui le rendent utile pour de nombreux professionnels. Que vous soyez consultant indépendant, directeur de système d'information ou architecte, la solution s'adapte à vos besoins.

15. Smartsheet

Avec son mode de gestion des projets, Smartsheet se concentre sur le travail des personnes sans tenir compte des méthodologies et des processus employés. L'outil permet d'éliminer les processus répétitifs grâce à l'automatisation et offre une expérience de collaboration transparente. Il fonctionne comme un tableur moderne avec des fonctionnalités avancées et une interface personnalisable selon les besoins de chaque équipe. Toutes les données relatives à un projet que vous mettez en route sont à saisir au niveau des lignes des feuilles intelligentes.

Avec Smartsheet, la configuration des projets est 60 fois plus rapide et la productivité est augmentée de 70%. Vous pouvez aussi gagner du temps sur l'ensemble de vos projets. Ce logiciel de gestion de projet est flexible et facile à prendre en main. Il convient à tous les types de projets, qu'ils soient simples ou complexes. Smartsheet aide à faire du travail en temps réel, ce qui contribue à la réussite globale du projet.

Il peut être utilisé dans de nombreux domaines comme le marketing, la communication, les ressources humaines, etc. Il offre la possibilité de gérer le suivi des activités à grande échelle, de partager des documents ou de générer des diagrammes de Gantt. Smartsheet dispose de nombreuses intégrations comme Slack, Google Workspace, Jira Microsoft Teams, etc.

Plusieurs types de forfaits sont disponibles pour utiliser ce programme :

• le forfait « Gratuit » : convient aux personnes qui débutent dans la gestion des tâches et des projets,
• le forfait « Pro » à 9 $ par utilisateur et par mois : pour les personnes et les équipes désireuses de suivre, de gérer et de partager les projets,
• le forfait « Affaire » à 32 $ par utilisateur et par mois (avec un minimum de trois utilisateurs) : convient aux entreprises désireuses de gérer ses projets et ses programmes.

La dernière offre est le forfait « Entreprise » qui convient aux organisations qui gèrent des processus évolutifs avec une sécurité et des contrôles spécialement conçus pour les entreprises. Pour obtenir le montant de cette offre, vous devez contacter le service client.

L'approche de communication qu'utilise Smartsheet est l'un de ses principaux atouts. Vous pouvez poser des questions et échanger des fichiers directement depuis chaque ligne d'une feuille de projet. Cela permet de garder toutes les conversations dans leurs contextes tout au long du projet. Les réponses des collaborateurs par mail sont également automatiquement chargées dans la conversation correspondante pour une communication fluide, quelles que soient les circonstances.

16. Wimi

Wimi rassemble tout ce dont vous avez besoin afin d'organiser votre travail et vos équipes. Avec cette solution, la communication est facile, ce qui contribue à une meilleure productivité. Wimi permet de partager des fichiers et des calendriers, de gérer des tâches et de faire du reporting. Il possède également une fonctionnalité qui aide à faire du chat vidéo ou du partage d'écran. Parfait pour un chef de projet, Wimi offre la possibilité de gérer les priorités et d'avoir une excellente visibilité sur l'état d'avancement du travail.

Ce logiciel vous donne aussi un contrôle total sur les accès. Vous pouvez ainsi inviter gratuitement des clients ou des contributeurs externes. L'interface que propose Wimi est simple et intuitive, ce qui facilite sa prise en main. Concernant la maîtrise des fonctionnalités avancées, vous avez le choix entre assister gratuitement à des webinaires ou vous servir de WimiBot.

Wimi possède également des intégrations avec Google Workspace et SSO. Une intégration avec Google Agenda est en cours de développement.

Lorsque vous choisissez cette solution, vous profitez de 14 jours d'essai gratuit. Vous aurez ensuite à choisir l'un des forfaits suivants si vous optez pour l'offre Wimi Worplace (la plus complète) :

• le forfait « Standard » à 4,20 € par mois et par utilisateur : convient pour découvrir l'outil,
• le forfait « Pro » à 10,30 € par utilisateur et par mois : convient aux petites organisations,
• le forfait « Business » à 18,10 € par utilisateur et par mois : offre une expérience complète,
• le forfait « Entreprise » pour les grandes organisations dont le prix n'est disponible que sur devis.

Wimi possède également un forfait « Drive » qui inclut quelques modules de l'offre complète. Il débute à 10,30 € par mois et par utilisateur pour les petites organisations.

L'outil de gestion de projet a d'autres offres comme Wimi Workplace Start, Wimi Drive Start, Wimi Custom, Wimi Armoured, Wimi Asso et Wimi Study. Ces dernières sont adaptées à des cibles spécifiques : étudiants, organisations ayant des besoins de sécurité avancés…

17. Microsoft Project

Convenant pour les petits et les grands projets, Microsoft Project vous offre la possibilité de gérer vos projets et vos équipes en toute simplicité. Cet outil de gestion de projet est parfaitement complété par Teams pour vous aider à partager vos fichiers, à discuter ou à organiser vos réunions.

Il dispose d'un outil de planification dynamique qui tient compte des efforts à fournir, de la durée du projet et du nombre de personnes qui doivent y travailler. Microsoft Project permet de créer des tableaux de bord interactifs afin de consulter l'état d'avancement des tâches ainsi que tous les détails relatifs au projet. Vous avez également la possibilité de faire des visualisations grâce à Power BI.

Plusieurs offres sont disponibles avec Microsoft Project. Il existe un forfait pour utiliser le logiciel en local et un autre qui permet de l'utiliser en ligne. Ce dernier forfait comprend les offres suivantes :

• project « Plan 1 » à 10 $ par mois et par utilisateur : pour démarrer rapidement et gérer facilement des projets dans un navigateur web,
• project « Plan 3 » à 30 $ par mois et par utilisateur : pour mener à bien vos projets avec d'excellents outils de planification,
• project « Plan 5 » à 55 $ par mois et par utilisateur : pour optimiser votre portefeuille de projets et obtenir les résultats escomptés.

Concernant le forfait pour utiliser le logiciel en local, il débute à 719,99 $ pour la gestion de projet locale sans l'aide d'outils de collaboration avancés.

18. Podio

Podio est une solution qui fournit un espace et des outils collaboratifs aux équipes de projet. Il permet d'avoir les données les plus pertinentes sur une seule page, mais aussi d'attacher des fichiers et d'apprécier l'avancement d'un projet. Avec Podio, vous pouvez choisir le type de visualisation qui vous convient. Il peut s'agir de tableaux simples ou de miniatures dynamiques. Vous pouvez également créer des rapports d'activité. Si l'outil vous offre la vue d'ensemble dont vous avez besoin, vous êtes capable de vous concentrer sur vos tâches ou de voir la progression générale de l'équipe.

Podio possède un gestionnaire de tâches qui vous aide à segmenter vos projets et vos flux de travail afin de les rendre plus facilement gérables. Vous disposez aussi d'une application mobile qui vous permet de rester connecté à votre équipe où que vous vous trouviez.

Le logiciel Podio s'intègre parfaitement à des applications comme Dropbox, Google Drive, Evernote, Zendesk, Sharefile ou encore GoToMeeting. Les développeurs peuvent enfin créer des intégrations personnalisées. Avec Podio, vous pouvez choisir un plan qui vous convient, qu'il s'agisse de travailler sur un projet ou d'adapter la solution à tout un département :

• le forfait « Gratuit » : convient pour cinq collaborateurs,
• le forfait « Plus » à 14 $ par mois : offre la possibilité d'avoir des flux de travail automatisés afin de gagner du temps,
• le forfait « Premium » à 24 $ par mois : propose une gamme complète de fonctionnalités avancées.

Chacun des plans et des prix peut être personnalisé pour de grandes équipes.

19. Freedcamp

Destiné à l'organisation de projets, peu importe les acteurs, Freedcamp vous aide à organiser vos tâches, à les assigner et à créer des délais. Vous pouvez également créer un calendrier personnalisé afin de suivre l'ensemble des projets sur lesquels vous travaillez. Freedcamp possède aussi une fonctionnalité qui vous permet de discuter avec vos collaborateurs sans pour autant encombrer votre boîte de réception. Vous pouvez enfin y stocker des fichiers, ajouter des commentaires ou taguer des collaborateurs.

Avec Freedcamp, vous arrivez à mettre en lumière les moments critiques de vos projets, mais aussi à réaliser un suivi du temps nécessaire à l'accomplissement de chaque tâche. En tant que manager, l'outil vous aide à générer un diagramme de Gantt ou un tableau Kanban.

Ce logiciel permet des intégrations à Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zapier et bien d'autres. Avec Freedcamp, tous les plans incluent des tâches, des projets et un stockage en illimité :

• le forfait « Free » : convient aux individus et aux équipes qui débutent avec l'outil,
• le forfait « Pro » à 2,49 $ par mois et par utilisateur : pour la planification de projets et la collaboration d'équipe,
• le forfait « Business » à 8,99 $ par mois et par utilisateur : pour accéder à une plateforme personnalisée pour votre équipe,
• le forfait « Entreprise » à 19,99 $ par mois et par utilisateur : pour accéder à des outils d'analyse avancés afin de réaliser des travaux complexes.

Si vous choisissez le forfait « Entreprise », vous avez la possibilité de contacter le service commercial pour des remises sur le volume.

20. Bubble Plan

Bubble Plan est l'outil idéal pour les consultants indépendants, les start-up et les grandes entreprises. Ce logiciel offre une interface très intuitive qui répond aux besoins de chaque professionnel. L'outil de gestion de projet combine différentes fonctionnalités comme la possibilité de créer des plannings, des plans d'action ou des roadmaps stratégiques. Il aide également à faire du management visuel et à gérer les tâches tout en contrôlant le budget. Il prend aussi en charge la gestion des équipes et des ressources du projet.

En dehors du tableau de bord qui permet de réaliser un suivi de portefeuille projet, Bubble Plan dispose de nombreuses fonctionnalités facilitant le travail collaboratif. L'outil s'intègre à différents logiciels, dont Microsoft Teams.

Avec Bubble Plan, vous avez droit à une version d'essai de 15 jours. Après cela, vous devez choisir entre les forfaits suivants :

• le forfait « Team » à 14,40 € par mois et par utilisateur : comprend les fonctionnalités indispensables pour démarrer,
• le forfait « Business » à 26,40 € par mois et par utilisateur : convient à un usage expert de la gestion de projet et l'organisation des équipes,
• le forfait « Entreprise » : offre un accompagnement dédié lors d'un déploiement multiéquipes.

Pour obtenir le prix du forfait « Entreprise », vous devez contacter le service commercial. Par ailleurs, il existe une version gratuite de Bubble Plan que vous pouvez utiliser sans limitation de durée. Pour l'obtenir, il suffit de choisir cette option à l'issue de la période d'essai. L'offre gratuite est destinée à un usage personnel.

21. Planio

Autre outil de gestion de projet, Planio est basé sur Redmine. Il offre la possibilité de réaliser un suivi des tâches et des problèmes, mais aussi de créer et de gérer des flux de travail. Le logiciel prend en charge les cadres Agile comme Scrum et permet de suivre les progrès à partir d'un tableau Kanban. Vous pouvez aussi utiliser des techniques de gestion de projet plus traditionnelles comme les diagrammes de Gantt.

Planio aide vos équipes à conserver et à classer les fichiers qu'elles produisent. Il suffit de les coller dans le dossier du projet et ils sont synchronisés avec le reste de l'équipe. L'outil aide également à créer vos propres wikis, à discuter d'idées à partir du forum ou à ajouter des commentaires.

Avec Planio, vous pouvez accéder à votre compte, peu importe l'endroit où vous vous trouvez, car le logiciel dispose d'une application mobile.

Après une période d'essai de 30 jours, vous avez le choix entre différents forfaits :

• le forfait « Platinum » à 149 € par mois,
• le forfait « Diamond » à 75 € par mois,
• le forfait « Gold » à 39 € par mois,
• le forfait « Silver » à 19 € par mois.

Il existe également un forfait « Entreprise » qui coûte 299 € par mois.

22. Notion

Notion est un outil qui permet de gérer tous les types de projets y compris les plus complexes. Il vous apporte de la rapidité et de la clarté grâce à des outils alimentés par l'intelligence artificielle (IA). L'utiliser vous aide à obtenir une vue d'ensemble de la façon dont vos projets s'emboîtent. Vous pouvez ainsi très facilement résoudre les dépendances et respecter les délais.

Notion vous offre la possibilité de suivre les éléments spécifiques à votre projet à partir d'un tableau. Vous disposez aussi d'une vue du calendrier de n'importe quel projet afin de savoir les tâches qui ont été réalisées. L'outil dispose aussi d'une fonctionnalité qui vous aide à créer vos propres étiquettes et balises de statut pour faciliter le flux de travail entre les équipes. Avec Notion, vous passez moins de temps sur les tâches manuelles grâce aux automatisations qui rationalisent les flux de tâches, les rapports, les plans de documentation, etc.

Grâce à ce logiciel, vous pouvez filtrer et trier les informations dont vous avez besoin. Par conséquent, vous pouvez uniquement afficher les tâches qui vous sont assignées ou toutes celles qui sont urgentes. Notion vous aide enfin à générer une première ébauche de vos plans de projet grâce à l'intelligence artificielle. L'outil possède plusieurs intégrations, comme Figma, Github, Slack, Jira, Asana, Dropbox, Trello ou encore Zapier.

Notion propose différents types de forfaits :

• le forfait « Free » : permet d'organiser votre travail,
• le forfait « Plus » à 10 $ par utilisateur et par mois : aide les petits groupes à planifier et organiser leurs projets,
• le forfait « Business » à 18 $ par mois et par utilisateur : convient aux grandes entreprises et offre la possibilité de connecter plusieurs équipes et outils,
• le forfait « Entreprise » : permet un contrôle et une assistance avancée pour améliorer la gestion de votre organisation.

Pour obtenir le montant du forfait « Entreprise », vous devez contacter le service client. Par ailleurs, vous pouvez ajouter Notion IA à n'importe quelle offre pour 10 $ par mois et par utilisateur. En dehors du forfait « Free », toutes les offres sont assorties d'une période d'essai.

Le tableau suivant présente un récapitulatif des fonctionnalités et des prix de chacun des outils précédemment cités.

Comment choisir le meilleur outil de gestion de projet selon vos besoins ?

Le choix du meilleur outil de gestion de projet doit être fait sur la base de critères pertinents. Un bon logiciel s'adapte facilement à vos besoins, à votre situation et à votre projet. Il est capable de décupler votre productivité et votre efficacité. Par contre, un outil non adapté vous fait perdre du temps et de l'argent. Pour vous aider, Taux vous présente les critères les plus importants à prendre en compte lors du choix de votre solution. Il s'agit d'éléments comme l'accessibilité et la facilité d'utilisation, du type de logiciel, du nombre d'utilisateurs et de la présence d'intégrations.

Définissez vos besoins

Pour définir vos besoins en termes d'outil de gestion de projet, listez les problématiques et les difficultés que vous rencontrez au quotidien lors du pilotage de vos projets. Vous devez ensuite vous demander dans quel contexte votre projet évolue et quelles sont les contraintes auxquelles vous devez faire face. Les réponses à ces questions se trouvent dans la charte de projet.

Vous devez enfin analyser la taille et le type de projet. Est-il petit ? Ses contraintes s'étendront-elles sur plusieurs années ? Combien de personnes doivent travailler dessus ? Des parties prenantes doivent-elles s'y connecter pour visualiser des données ? Le projet s'inscrit-il dans un programme plus vaste ? Répondre à toutes ces questions vous permet d'avoir une bonne base pour choisir votre logiciel.

Le type de logiciel

Votre mode de travail impacte fortement le choix de votre application. Préférez-vous travailler hors-ligne avec un système qui s'occupe de la sauvegarde et de la synchronisation ? Préférez-vous travailler directement en ligne avec un logiciel SaaS depuis votre navigateur web ?

Chacune de ces solutions possède des caractéristiques, mais aussi des avantages et des inconvénients qui ont été répertoriés dans le tableau suivant.

La facilité d'utilisation

Les logiciels de gestion de projet les plus efficaces sont ceux qui aident à gérer tous les aspects d'un projet. Ces différentes fonctionnalités peuvent toutefois alourdir son interface. Par contre, il existe des logiciels qui sont simples d'utilisation, qui proposent peu de fonctionnalités et qui ont une interface ergonomique. Dans l'idéal, vous devez trouver le juste milieu entre les fonctionnalités et la simplicité d'utilisation.

Le prix

La majorité des logiciels de gestion de projet vous proposent des abonnements mensuels, ce qui offre une plus grande flexibilité en termes de facturation. De même, certains outils vous imposent un abonnement annuel tandis que d'autres vous invitent à prendre des packages pour 5 ou 10 licences. Il existe enfin des logiciels qui sont pensés pour un achat unique.

Avant de choisir l'une ou l'autre de ces options, réfléchissez aux fonctionnalités dont vous avez besoin, car chaque logiciel propose des paramètres et des plans différents. Après avoir identifié les plans des logiciels qui conviennent à votre situation, calculez le coût par mois et par année.

Le type d'abonnement et de facturation

Les logiciels de gestion de projet offrent des options d'abonnement très variées.

Les versions gratuites

Les logiciels gratuits sont des outils proposés sans limites de durée, mais avec des restrictions en termes de fonctionnalités. Cette politique les aide à attirer de nombreux utilisateurs qui pourront faire évoluer leur abonnement pour profiter de fonctionnalités avancées. Avec un logiciel de gestion de projet gratuit, vous ne bénéficiez pas d'un support ou d'une assistance.

Un problème de confidentialité et de protection des données peut aussi se poser, car certains outils offrent un accès sans des mesures de sécurité avancées sur les plans gratuits. Vous n'avez pas non plus droit aux sauvegardes sur des outils gratuits.

Les versions payantes

Les logiciels de gestion de projet en SaaS proposent en général des abonnements annuels ou mensuels. Cette solution est souvent avantageuse, car l'abonnement est évolutif et s'adapte parfaitement à vos besoins et à ceux de votre équipe.

Si les abonnements mensuels coûtent plus cher, ils vous offrent plus de flexibilité et la possibilité de changer d'outil facilement sans devoir attendre de terminer une année. Les éditeurs de ces logiciels proposent également des formations et des cas d'utilisation pour vous aider à mieux maîtriser l'outil.

La flexibilité à l'utilisation

Les outils de gestions de projet actuellement accessibles appartiennent à deux grandes catégories : les solutions propriétaires et les logiciels open source. Les outils propriétaires sont entièrement maîtrisés par les éditeurs, avec un ensemble de fonctionnalités bien définies. L'utilisateur doit se conformer à celles-ci et peut difficilement influencer l'orientation qui est donnée au développement du produit. Ces solutions sont parfaites pour les organisations qui ont des besoins précis et dont les process ont peu de complexité.

Par contre, les logiciels de gestion de projet open source sont d'excellentes solutions pour les petites et moyennes entreprises en quête d'une grande flexibilité. Ces outils dont le code est accessible au public sont en général gratuits, mais certaines fonctionnalités peuvent être payantes. Des solutions comme Redmine, Ganttproject ou OpenProject offrent différentes fonctionnalités avancées :

• planification des tâches,
• suivi des progrès,
• attribution des ressources.

L'open source est intéressant, car il permet de garder une maîtrise totale de l'outil et des données. Vous pouvez ajouter des fonctionnalités personnalisées ou des plugins sans avoir à attendre la prochaine version du logiciel. Cela nécessite bien souvent l'installation d'un serveur d'entreprise ainsi qu'un très long paramétrage.

La vitesse

La vitesse est un point à ne pas négliger lorsque vous travaillez sur des projets impliquant des centaines ou des milliers de tâches. Vous devez donc choisir un logiciel optimisé, rapide et fiable. Si la plupart des applications SaaS sont rapides, il en existe qui ont du mal à gérer plusieurs tâches en simultané. Vérifiez les avis des utilisateurs sur des plateformes dédiées. Vous vous ferez ainsi une idée des performances de l'application que vous souhaitez choisir en ce qui concerne le chargement des tâches pour les projets de grande envergure.

L'intégration et l'automatisation

Tous les logiciels de gestion de projet ne proposent pas de s'intégrer aux outils dont vous vous servez au quotidien. Par conséquent, vous devez prendre ce paramètre en compte lors du choix de votre solution. De même, certains proposent des fonctionnalités d'automatisation, de personnalisation et de workflows tandis que pour d'autres solutions, tout doit être fait manuellement.

Le secteur d'activité

Avant de porter votre choix sur un logiciel de gestion de projet, assurez-vous qu'il propose des fonctionnalités utiles pour votre secteur d'activité. Si les outils génériques répondent à la plupart des besoins des équipes de projets, certaines (spécialistes BTP, développeurs web…) peuvent avoir besoin de fonctionnalités spécifiques. N'hésitez donc pas à vous orienter vers un outil optimisé pour les processus de votre corps de métier. Il garantira une meilleure productivité et une amélioration de vos performances.

Les étapes pour utiliser un logiciel de gestion des projets

Pour utiliser un logiciel de gestion de projet et en tirer tous les bénéfices, il ne suffit pas d'acheter ou de s'abonner à la solution. Taux vous propose de profiter de l'avantage concurrentiel que vous offrent ces outils en vous présentant les étapes à suivre pour obtenir d'excellents résultats.

Familiarisez-vous avec le panneau de navigation

Peu importe le logiciel que vous choisissez, vous devez vous familiariser avec son panneau de navigation, car il contient tout ce dont vous avez besoin. Parmi les composants d'un panneau de navigation, on retrouve :

• le Dashboard,
• la boîte de réception,
• le flux de données,
• le calendrier, etc.

Pour cela, vous pouvez suivre les vidéos de prise en main de l'éditeur ou lire les pages d'aide. Avant de créer un dossier et d'informer les membres de votre équipe, prenez le temps de faire quelques essais avec des données fictives. Essayez les différentes fonctionnalités de l'outil et assurez-vous qu'elles ont l'effet escompté.

Ajoutez des membres

Lorsque le dossier est créé, vous pouvez commencer par ajouter les membres de votre équipe. Ajoutez tous ceux qui doivent suivre l'avancement du projet et être informés des détails concernant les tâches à effectuer. Évaluez également la possibilité de créer des comptes « Invités » pour les personnes qui ne sont pas directement des membres de l'équipe projet, mais qui doivent fréquemment intervenir dans le cadre du projet.

Ajoutez des tâches

Dès que l'équipe est au complet, vous pouvez ajouter des tâches et les attribuer à vos collaborateurs. Certains programmes permettent de le faire à partir de données existantes, une feuille Excel par exemple…

Veillez à suivre chaque tâche et à voir les progrès réalisés par les membres de votre équipe sur une période donnée. Donnez un nom à chaque tâche afin d'éviter les chevauchements et de facilement la localiser en cas de besoin. Après l'ajout des tâches, vous pouvez ajouter des détails comme les dates d'échéance, les descriptions ou un brief.

Définissez le niveau de priorité

Les outils de gestion de projet aident à définir plusieurs niveaux de priorité (modéré, important, élevé). L'option est parfois facultative, mais offre la possibilité d'identifier les tâches qui doivent être accomplies en urgence afin que le projet soit terminé à temps. Vous pouvez aussi définir directement sur l'interface les dépendances avec d'autres tâches lorsqu'elles existent. Par exemple, si une tâche est un prédécesseur d'une autre qui est déjà créée, indiquez-la. Cette dernière ne pourra donc pas démarrer tant que l'activité précédente n'est pas clôturée.

Formez les utilisateurs aux nouvelles pratiques

Avoir le meilleur outil de gestion de projet ne servira à rien si vos collaborateurs ne savent pas l'utiliser et n'appliquent pas les bonnes pratiques en matière de travail collaboratif en ligne. Vous devez donc fournir une formation adéquate aux utilisateurs. Assurez-vous que tous les utilisateurs comprennent les principales fonctionnalités de la solution que vous avez choisie ainsi que la manière de l'utiliser pour des actions basiques :

• ajouter un commentaire à une tâche,
• changer le statut d'une tâche,
• envoyer un message ou identifier un collaborateur dans une conversation,
• attacher des fichiers ou créer des liens de partage.

Rappelez également à tous vos collaborateurs qu'il est important que les informations soient maintenues à jour sur la plateforme pour une gestion plus fluide. Cela réduira le besoin d'organiser des réunions fréquentes pour discuter de l'évolution des tâches confiées à chaque membre de l'équipe.

Conclusion

Pour choisir le meilleur outil de gestion de projet, vous devez prendre en compte la taille de votre entreprise, du prix, mais aussi des fonctionnalités dont vous avez besoin. Taux vous propose un comparatif très complet qui vous aide à obtenir des informations utiles afin d'opérer un choix judicieux. Que vous travailliez avec une petite ou une grande équipe, vous n'aurez aucun mal à trouver l'outil qui s'adaptera à vos exigences grâce à ce comparatif.

FAQ

Qu'est-ce qu'un outil de gestion de projet ?

Le logiciel de gestion de projet est une solution qui aide à centraliser et à gérer au mieux les missions et les objectifs d'une entreprise en un seul endroit. Il facilite la gestion, la communication et permet de limiter les réunions ou les comptes rendus. Un tel outil est capable de s'adapter à une ou plusieurs méthodes de gestion de projet.

La gestion de projet peut-elle être automatisée ?

Vous pouvez automatiser des tâches ou des processus répétitifs grâce à des logiciels de gestion de projets. Ces outils peuvent accroître votre efficacité et offrent aux membres de votre équipe la possibilité de se concentrer sur les problématiques les plus importantes.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de projet gratuit ?

Le meilleur logiciel de gestion de projet gratuit est selon les besoins que vous aurez pour votre outil. Un logiciel comme Notion dispose par exemple d'une offre « Free » qui comprend de nombreux outils et fonctionnalités. Par ailleurs, les options supplémentaires (qui sont disponibles sur les versions payantes) sont proposées à des prix plus abordables que ceux de la concurrence.

Les logiciels de gestion de projet sont-ils adaptés à toutes les entreprises ?

Les logiciels de gestion de projet sont utiles dans toutes les entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur d'activité, car ces organisations ont du travail à accomplir. Ils permettent de mettre en œuvre une méthodologie formelle qui tient compte des contraintes, des processus et de la flexibilité du projet.

Pourquoi adopter un logiciel de gestion de projet ?

Le logiciel de gestion de projet facilite la vie d'une entreprise et favorise le travail en équipe. Avec cet outil, vous accédez en un seul clic à toutes les données, ce qui vous aide à n'utiliser qu'un seul logiciel pour travailler.

Quels sont les outils classiques de gestion de projet ?

Les outils de gestion de projet les plus utilisés sont les diagrammes de Gantt, les structures de répartition du travail et les diagrammes de flux de travail. Ils font partie des fonctionnalités que proposent de nombreux logiciels.

Quelle est la différence entre Jira et Trello ?

Jira est un outil Agile qui est destiné à des équipes techniques qui ont pour mission de déployer des logiciels. Quant à Trello, c'est un outil de gestion accessible qui convient pour collaborer facilement sur de nombreux projets professionnels ou personnels.

Les méthodologies de gestion peuvent-elles être hybrides ?

Une méthodologie hybride (approche traditionnelle Waterfall et Agile) peut être mise en place lors de la gestion d'un projet. Dans un tel contexte, les équipes utilisent des méthodes traditionnelles de planification, mais exécutent les tâches individuelles en Agile.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est un tableau illustrant le cours d'un projet ainsi que l'ensemble des éléments qui sont impliqués (ressources). Il est utile, car il offre une vue d'ensemble d'un ou de plusieurs projets. Il permet de visualiser les tâches qui dépendent les unes des autres et les jalons à venir.

Qu'est-ce qu'une exigence technique en gestion des projets ?

Les exigences techniques sont des points à prendre en compte pour que le projet soit une réussite. Il peut s'agir de la performance, de la fiabilité et de la disponibilité que le projet doit respecter.